マーケティングオートメーションと名刺管理ツールとの連携活用例

定期発信するメルマガで名刺情報との接点を構築

マーケティングオートメーションにおける活用の基本の1つに、定期発信するメルマガにおいて名刺情報との接点を構築することが挙げられます。

名刺情報のデジタル化は今や珍しくありませんが、残念なことにこれだけでは名刺情報に十分に触れられないという現実が存在します。

つまり、名刺はデジタル化して満足するのではなく、接触を促進する方法を用いて定期的な接触を実現することが必要というわけです。

その1つがまさに定期発信するメルマガで、名刺情報との接点を構築する現実的なやり方です。

メルマガは既に使い古されてきたマーケティング手法ですが、しかし工夫の余地はまだあって、それが名刺管理ツールとの連携となります。

名刺管理ツールの導入は、ただ単に業務の一部をデジタル化したに過ぎないです。

そこから更に踏み込んだ活用こそが重要で、マーケティングオートメーションと連携することが活用の鍵を握るといえるでしょう。

 

メルマガの活用で名刺情報の接触率を高める

名刺はそれ1つにかなり有益な情報が含まれており、名刺管理ツールでデジタル化して扱えるようにする意義は大きいです。

ところが、いくらデジタル化しても情報に触れる機会が限られてしまえば意味がないですし、実際に名刺情報の8割近くが十分に接触できていないとのデータも存在しています。

一方、名刺情報の接触率を高めることに成功している事例には、マーケティングオートメーションの導入と活用があります。

具体的には、名刺情報を参考にメルマガを送り、メルマガを受け取ったお客様からメールの返信をいただき、商談に繋げることに成功したというような事例です。

それは名刺からメルマガ、果てには商談に繋がることを意味しますし、実は名刺にかなりの価値があることが分かります。

メルマガは一般的に受け取りたい本人が登録するものですが、名刺情報にメールアドレスの記載があれば、マーケティングオートメーションに登録して発信を始めることができます。

勿論、いきなり知らない相手からメルマガが送られてくると驚いてしまうので、名刺交換をした営業担当者の名前で発信するわけです。

メルマガを受け取った人は、知っている営業担当者の名前を見て安心しますし、興味を持ってメルマガの内容に目を通してくれるようになります。

ポイントは名刺情報を登録して、そのアドレス宛に定期的にメルマガを発信することです。

本当に興味がなければメルマガの登録解除が行われるでしょうが、大抵は名前の知っている相手からのメルマガということもあり、受け取り続けるケースが少なくないです。

それから万が一登録が解除されてしまっても、そのアクションが顧客に対する次のアプローチの判断材料になります。

名刺情報をデジタル化したり、正しく登録して活用する手間はあるものの、交換した名刺を定期発信するメルマガに活かすのはとても合理的な活用法だといえます。

このように、名刺情報をマーケティングオートメーションでメルマガに活かすことで、名刺情報との接点が増えて活用が促進されるわけです。

定期発信するメルマガを運用する前提こそありますが、既にメルマガを運用している企業であれば、名刺管理ツールと連携することでスムーズにマーケティングに活かせるでしょう。

デジタル化して登録しただけの名刺情報の多くは眠らせるだけで勿体ないですし、それならいかにして活用するか考えるのが建設的です。

しかし、電話で営業は今の時代にはハードルが高く、かといってオンラインで積極的にアプローチすれば強く売り込む印象を与えかねないです。

その点メルマガは電話ほど難しくなく、工夫次第で売り込みの印象を弱めることができます。

むしろ内容を考えたり情報の質に磨きを掛けることが大事で、売り込まずに知って欲しい自社商品やサービスを紹介したり、認知を広げ深めることができるのは確かです。

 

メルマガと名刺情報を使ったマーティングの方法

メルマガの内容は取り扱う商品やサービス、伝えたい情報によって様々ですが、成功事例の1つでは認知度の低いサービスの認知向上に繋がっています。

マーケティングオートメーションの導入は、メルマガの機能が充実していて効果の測定ができるものを選ぶのが良いでしょう。

それからサポートが手厚く、基本的な使い方に加えて効果的な使い方のアドバイスもある企業のマーケティングオートメーションが理想的です。

メルマガの設計、名刺情報との接点を構築する活用事例に詳しい企業とも言い換えることができますし、これができる企業とその製品は強力な武器になる可能性を秘めています。

メルマガは発信頻度が高過ぎると売り込みの印象を強めてしまうので、月1が1つの目安になるでしょう。

また発信する相手に名刺交換をした担当者がつくこと、担当者の名前でメルマガを発信することもポイントになります。

当然ですが、受け取ったメルマガを通して問い合わせが行われたり、その後のやり取りに繋がることになり得るので、相手の名前などの間違いには注意が必要です。

名前を間違えるのは営業担当にとって論外ですが、名刺情報をデジタル化して利用する以上、そのような間違いは少なからず発生します。

問題が起こりやすいのは登録する名刺情報の不十分な確認で、名刺の内容に詳しい人が確認を担当しないケースです。

ベストなのは名刺交換をした担当者本人が名刺に目を通し、デジタル化された情報と照らし合わせてチェックする方法です。

これなら間違えようがありませんし、更に複数人による二重三重のチェック体制を設ければ、ほぼ100%に近い完璧な名刺情報のデジタル化が実現するでしょう。

名刺管理ツールのスキャニングも完璧なものではなく、文字の認識の誤りは起こり得ることですから、誤りは起こる前提でしっかりとチェックしたいところです。

確かに、膨大な名刺をデジタル化するのは大変ですが、一度データベース化してしまえば、後は決められた手順で新しい名刺を登録するだけとなります。

過去に交換した名刺が営業に余すことなく活かせるようになりますし、メルマガの定期発信に活用することで商品やサービスの認知度を高めたり、商談や受注契約のチャンスに繋がります。

大切なのはマーケティングオートメーションとの連携で、名刺情報を接点にする名刺情報を活かす仕組みを構築することです。

 

セミナーや展示会の来訪者をすばやく取り込む

セミナーや展示会は、自社製品に興味を持った人が来訪する機会ですが、そこにマーケティングオートメーションと名刺管理ツール連携の鍵があります。

セミナー、あるいは展示会を切っ掛けに商談に繋げるポイントは、いかに早く来場や参加のお礼をするかです。

それは会場におけるお礼ではなくメールでするお礼のことで、自社や商品、サービスのことを忘れられない為にも重要です。

また一度忘れられてしまっても、お礼メールを送ることで思い出してもらえますし、再び興味を持ってもらえる可能性が高まります。

セミナーはともかく、展示会は複数の企業のブースを見て回ることが多いので、特に印象が強い企業以外のブースの内容は忘れてしまいがちです。

その為、来場者の興味を薄れさせずチャンスを逃さない為には、すぐに連絡先をゲットしていつでもメールを送れるようにしておくことが大事です。

嬉しいことに、デジタル全盛の時代においても紙の名刺が活用されていますし、その名刺の情報の1つにメールアドレスが記載されていることが殆どです。

名刺をすばやく読み取ってデジタル化すれば、もうメールを送ることがことができる状態となります。

それには事前の準備が必要ですし、名刺を受け取って即座にデジタル化するような運用が不可欠です。

本人の目の前でデジタル化するかどうかはケースバイケースですが、なるべく早くデジタル化を済ませてしまった方が良いのは間違いないです。

そしてそれがマーケティングの第一歩となり、マーケティングオートメーション活用の切っ掛けとなるでしょう。

 

名刺管理ツールとマーケティングオートメーションの連携

名刺管理ツールは、単体だとデジタル化やデータベースの活用に留まりますが、マーケティングオートメーションと連携すると途端に化けます。

こういうセミナー、展示会での名刺のデジタル化には、読み込みが早くて精度の高い名刺管理ツールが望ましいです。

名刺の読み込みが遅いと、来訪者が多い時にデジタル化の作業が進まず停滞してしまいますし、これではすばやく取り込みメール発信に活かすことができなくなります。

いくら読み込みが早くても、取り込み精度がいまいちで認識の誤りが頻発するようなら本末転倒です。

つまり速度と精度の両立が望ましく、そのどちらにも長けている名刺管理ツールの選定や導入がベストです。

セミナーや展示会を想定するなら、これらの管理に適したマーケティングオートメーションを導入したり、名刺管理ツールとの組み合わせを考えることが重要になります。

運用方法は様々ですが、来訪者が多いセミナーや展示会で万全を期すなら、複数の名刺管理ツールを用意して万一に備えるのが良さそうです。

複数の導入となると確かにコストは掛かりますが、用途に合わせて使い分けるといった柔軟な運用が実現します。

例えば、単体の名刺管理ツールとマーケティングオートメーションと連携した名刺管理ツールを用意して、前者をバックアップ的に利用する運用方法などが考えられます。

理想的なのは常時完璧に名刺情報を取り込み、登録してある情報にアクセスできる名刺管理ツールですが、クラウドベースのサービスだと通信状況などで使えなくて困ることがあります。

しかしスタンドアロンの名刺管理ツールを併用すれば、セミナーや展示会でクラウドの名刺管理ツールにアクセスできない事態が発生しても、名刺情報のデジタル化が進められます。

名刺管理ツールで連携が可能であれば、スタンドアロンのツールで取り込んだ情報を後からクラウドサービスの名刺管理ツールに登録できます。

こういった運用が行えるのもニーズに合わせて多様化する名刺管理ツールのおかげで、活用の幅が広がっています。

 

名刺管理ツールに合わせてシュレッダーの準備も

会場ですぐに来訪者の情報をデータベース化する必要がある以上、紙の名刺の扱いもデジタル化も自ら行うことが必要になります。

万が一に備える運用体制もそうですが、紙の名刺の管理のコストを減らすシュレッダーの用意もポイントになるでしょう。

足で稼ぐ営業をしてきた人達は紙の名刺に特別な価値を覚えることがありますが、デジタル化が進んだ現在では大切に持っておくだけ無駄です。

それよりも情報の活用の方が遥かに大事ですし、言い換えれば名刺情報のデジタル化が済めば紙の名刺は不要になるわけです。

紙はあくまでも情報の入れ物に過ぎず、情報を取り込みマーケティングオートメーションで活用できる状態にした後は、処分してしまっても全く問題がないです。

逆に、紙の名刺を紛失して第三者の手にわたってしまったり、悪用されるリスクの方を懸念すべきです。

名刺情報をスキャナーで取り込みデジタル化したら紙を捨てる、そういう割り切った運用をするのが合理的だと分かります。

つまり、スキャナーとシュレッダーを並べて置き、紙の名刺を受け取ったらすばやく取り込んで処分する、流れ作業のような名刺管理ツールの活用がセミナーや展示会に適しています。

イベントを終えたらすぐにでもお礼のメールを送るのが望ましいですから、何十人も来訪するような会場では、時間を掛けて紙の名刺を取り込んでいる余裕はないです。

マーケティングオートメーションと名刺管理ツールが連携済みなら、スキャナーで読み取って瞬時に反映させることができます。

それは、様々なマーケティングのアプローチに名刺情報が活かせることを意味しますし、お礼メールの発信からメルマガの発信に繋げたり、更なるアプローチの可能性にも繋げられます。

名刺情報の取り込みが済めばマーケティングの可能性が一気に広がりますし、接点を失わないどころか、関係の構築に活かすことができます。

来訪から間を空け過ぎるのはNGですが、イベントを終えてお礼のメールを送れば、来場者は自分のことを覚えていてくれたという感覚を覚えるでしょう。

それからセミナー、展示会の会場で見たものを思い出し、興味を持ったことについて質問するといった展開に結びつきます。

このような展開に期待することができるのはやはり、連絡先をゲットしてすばやく名刺管理ツールに取り込む前提があってこそです。

セミナーや展示会ほど、一度に沢山の名刺が手に入る機会はそうありませんから、スピード重視で受け取った名刺を活かしたいところです。

 

過去に失注した案件の名刺に定期的に接触する

失注はビジネスにおいて痛手ですが、しかし失注は終わりではなくむしろ商談に繋がる可能性のあるチャンスです。

重要といえるのは、失注しても接点を失わないこと、定期的に接触して関係を維持することです。

失意から失注を切っ掛けに距離ができてしまったり、疎遠になることがあります。

ところが失注が終わりというのは思い込みですし、そこからどうアプローチするかが契約の獲得の鍵を握ります。

失注したとしても、名刺や名刺に書かれている情報を失っていない限りは、まだまだチャンスがあるといえるでしょう。

ポイントとなるのは定期的な接触で、情報を発信したりやり取りを続けて名前を忘れられないことが重要となります。

名前や名刺交換をした担当者の顔さえ覚えておいてもらえれば、他社製品からの乗り換えの候補になったり、取引先などを紹介してもらえる可能性に繋がります。

失注を最悪と感じるのは目先のことしか見えていない証拠で、それは自らチャンスを狭めていることになります。

仕事ができる人は失注を単なる結果の1つと捉え、諦めずに次のチャンスに活かす方法を考えるものです。

失注の原因を自らの中に探そうとする人も、あまり建設的とはいえないので止めた方が良いでしょう。

自分のミスで致命的な破談が起こったのなら別ですが、選定で選ばれなかったという程度であれば、自分を責めても仕方がないです。

実は僅差で選ばれなかったというだけの可能性もありますし、お試しで他社の製品を試してみたところ、不満が出てすぐに乗り換えを検討するといったケースも珍しくないです。

そこで接点が途絶えてしまえば商談のチャンスもなくなりますが、関係性が弱いとしても接触を続けて接点を保ち続けていれば、いずれチャンスが舞い込んでくることになり得ます。

失注から受注に繋げて返り咲くポイントはやはり、マーケティングオートメーションの活用です。

 

マーケティングオートメーションの活用で失注から返り咲く

名刺管理ツールとマーケティングオートメーションさえあれば、マーケティングのアプローチで商談、失注から再び商談を経て受注というパターンで勝利を収めるのも夢ではないです。

言うまでもなく、マーケティングオートメーションは魔法ではなくツールの一種で、どれだけ上手く活用できるかが成功を左右します。

しかし、マーケティングオートメーションがある限り失注で接点まで失うことは避けられますし、失注続きで商談の成立に至らなくても、失注の中からチャンスを掘り起こすことができます。

積極的に掘り起こすにしても、新規の案件獲得に力を入れるにしても、大事なのは名刺に定期的な接触をするその継続を絶やさないことです。

諦めても代わりに新規の受注が舞い込んでくるわけではなく、気持ちを切り替えないことには次に進めないので、名刺の接点や関係性を保ちつつ次の案件獲得に取り組むのが正解です。

これはあくまでもマーケティングオートメーション、名刺管理ツールの連携活用の1例に過ぎませんし、これだけでどうにかなるものでもないです。

それでも、可能性が0にならない限りは活用を続けるべきですし、忘れた頃になって急に商談が舞い込んだりトントン拍子に話が進むこともあります。

棚ぼたというと語弊がありますが、僅かな労力でも継続して手間を掛け続けることで、営業の成功という大きなメリットが得られる可能性に結びつきます。

改めて分かるのは、失注しても名刺の情報を手放さず接点を持ち続ける限りは将来に可能性が残ること、それがかなり昔の失注であっても例外ではないことです。

名刺を引き出しの奥に眠らせていたり、デジタル化しても活かせていなかった時代には考えられないことですが、現代であれば決して夢物語にはならないです。

あまりに頻度の高い接触は顧客が暑苦しさを覚えたり、距離を置こうとする原因になるので注意です。

完全に忘れられることなく、また適度に思い出してもらえる距離感が理想的なので、数ヶ月に1度くらいの頻度が目安となるでしょう。

それと、しばらく接触を持たず疎遠になってしまっていた顧客に対しても、再び接触することで関係を再開することができます。

名刺の情報が古いものだと、担当者が変わっていたり離職しているといったこともありますが、関係が完全に途切れていなければこういったことが教えてもらえるものです。

1から関係を構築するのは大変ではありますが、担当者が変わっても接点を持てるなら大丈夫です。

マーケティングオートメーションに登録された情報はまだ使えますし、担当者が変わることで一気に商談の可能性が高まることも考えられます。

何事もポジティブに考えてできることに励む、これこそがマーケティングの基本ですし、くよくよしたり落ち込んでいても欲しい結果は得られないと知ることが肝心です。

過去に失注した名刺に接触する、それは一見するとチャンスのない可能性に賭けるかのようなイメージですが、受動的とはいえ決してチャンスが0というわけでもないです。

失注は一旦脇に置いて、いかに引きずられずに次のチャンスを見つけ出して掴むかが重要です。

その挑戦の期待に応えてくれるのがマーケティングオートメーションで、名刺管理ツールと連携した状態が可能性を広げてくれます。

例えば定期的に新商品やサービスの情報を発信するだけでも違いますし、それだけで顧客に接触できたり、接点を保てることになります。

検討していた商品やサービスの導入について触れてみたり、まだ検討中で決まっていないようであれば、もう一度自社製品の検討を促すといったアプローチも取れます。

いずれにしても、顧客の状況を常に把握することが何よりも重要ですし、顧客に合わせて適切なタイミングに適切な内容で接触することが大切です。

昔失注した顧客には年に1回や半年に1回、名前を思い出してもらうつもりで接触してみるのが良いです。

最近の失注にも適度な距離感を保ちつつ、しつこくならない程度に接触するのが望ましいです。

名刺の情報は時に大きな財産になりますから、デジタル化がまだなら速やかにデジタル化して、マーケティングオートメーションに活用することをおすすめします。

デジタル化しても全く活用しないのは勿体ないので、どのように活用するかを考えて少しでも活かせる方法で名刺情報とその価値を活かすべきです。