SaaSを導入する3つのメリットとは？

SaaSとは？

SaaSを導入する企業がどんどん増えています。

便利なものであるなら取り入れてみたいと考える企業が多いですが、導入する前には正しい知識を持っておくことが大切です。

SaaSに似た言葉やサービスもたくさんあるので、正しく認識しないまま導入してしまうと、思っていたサービスと違ったという問題を経験する可能性が高いと言えます。

とても便利なサービスであることには間違いがないですが、満足できる導入を実現するためにも基礎的な知識を持っておきましょう。

 

Software as a ServiceがSaaS

であり、サースもしくはサーズと読むことができます。

サービスとしてのソフトウェアを訳すことができるものです。

これまでは、ソフトウェアを使いたいときにはパソコンにCD-ROMをインストールすることが一般的でした。

記録媒体に入っているソフトウェアをインストールすることによって利用できるようになり、現在でも様々なソフトウェアがCD-ROMにて販売されています。

今なお愛用している人が多い方法ではありますが、SaaSの場合はCD-ROMをインストールする必要がありません。

わざわざ、この方法によるインストールを行わなくても、インターネットを経由することで簡単にソフトウェアを利用することができます。

SaaSを利用したいときには、まずは使いたい機能があるソフトウェアを探すことになるでしょう。

自社に最適なソフトウェアを提供しているサービスを見つけることができたのであれば、インターネット上で契約手続きを進めます。

自社に合ったプランや料金体系を選択し、契約を締結させれば利用することができるようになるでしょう。

必要なソフトウェアがあるときにCD-ROMを購入する必要がないので、思い立ったらすぐに導入することができます。

 

一般的にSaaSはHorizontal SaaSを指していますが、Vertical SaaSも存在していることを知っておきましょう。

Horizontal SaaSはホリゾンタルサースと読むことができ、汎用型のソフトウェアであることをあらわしています。

一方で、Vertical SaaSはバーティカルサースと読むことができ、特化型のソフトウェアであることが分かるでしょう。

前者はどのような業界や企業でも役立つ機能を利用することができます。

たとえば、ビジネスチャットソフトや会計ソフトなどがこれに該当することを理解しておくと良いです。

後者は特定の業界だけに特化しているSaaSであり、より専門的な機能を有するソフトウェアを求める場合に役立ちます。

農業や建設業、医療業界や飲食業界などに特化しているものが多いです。

従来はアナログな働き方になることが多かった農業でもインターネット技術やデータ活用が行われていますが、これを実現するためにアグリテックと呼ばれるSaaSが利用されることも増えています。

医療業界でも従来は電話で行っていた予約をインターネット上で行えるようにしたり、オンライン診療を実現したりするためにヘルステックと呼ばれるSaaSが導入されるケースが増えていることを理解しておきましょう。

 

SaaSイコールクラウドサービスだと思っている人も多いですが、厳密に言うとこの考え方は正しくないことも知っておくべきです。

クラウドサービスはインターネット経由で提供されているサービス全てをあらわす言葉なので、SaaSだけがクラウドサービスというわけではありません。

ビデオオンデマンドやゲームのオンライン配信ストリームなどもクラウドサービスであり、SaaSのようなビジネスに用いるツールだけがこれに該当するわけではないです。

あくまでも、SaaSはインターネット経由で利用できるサービスの中でもソフトウェアに特化したものであり、特にビジネス関連のソフトウェアを指すことが多いと知っておく必要があります。

クラウドサービスの一部であるという説明は正解ですが、全てのクラウドサービスがSaaSだと勘違いしないようにしてください。

 

似ている言葉にはIaaSやPaaSがありますが、いずれもSaaSとは違うものであることを理解しておくべきです。

IaaSはInfrastructure as a Serviceの略で、イアースやアイアースなどと呼ぶことができます。

こちらを直訳するとサービスとしてのインフラとなり、インターネット経由で利用できる仮想サーバやネットワークなどを提供するサービスだと言えるでしょう。

PaaSはPlatform as a Serviceの略称であり、パースと読むことができます。

インターネット経由でプラットフォームが利用できるサービスのことで、これを利用する企業はそのプラットフォーム上で開発を進めることが可能です。

このように、SaaSはIaaSとPaaSと利用できる内容が違っているので同じものではないと言えます。

 

確実にSaaSを選んだとしても、選択する提供元によって実現できる内容が違っていることも覚えておきましょう。

同じSaaSであればどれを用いても同じだと思うかもしれませんが、提供元によって実装されている機能は違っています。

利用することができる機能や拡張性、連携性やカスタマイズ性などに違いがあることを理解しておく必要があるでしょう。

納得できる導入を実現したいと考えるのであれば、類似するサービスとの違いを把握しておくだけでなく、利用するサービスを厳選することも大切だと言えます。

 

SaaSは

こうした特徴を持っているサービスです。

何となく言葉を見聞きしたことがあるだけの人であれば、思っていた内容と違ったという感想を持ってもおかしくありません。

そのくらい、SaaSは奥が深いものだと言えます。

現代において企業が成功をおさめるために活用すべきサービスの1つとなっていますが、詳しい内容を知らないまま取り入れることができるような存在ではありません。

魅力的なサービスではありますが、こういった深い部分まで理解した上で導入の話を進めることが大切です。

導入すべきか迷っている場合や導入後に最大限に役立てたい場合は、利用することのメリットまで知っておきましょう。

 

時間も場所も問わずに使える

インターネット経由で利用することができるSaaSは、時間や場所を問わず自由に利用することができます。

オンラインでソフトウェアを使うことができるので、インターネットに接続された端末があれば、場所がどこであれ利用することが可能です。

多くの企業では会社で業務をこなすことが一般的でした。

ですが、現在ではリモートワークやテレワークを推進する企業が増えています。

オフィスで働くことが絶対ではなくなっており、自宅やコワーキングスペースなどを利用するケースも多くなっているでしょう。

今まで通りオフィスのみから利用できるソフトウェアであれば、そういった場所で業務をこなすことが難しくなります。

できる業務が限られてくるため、出社しなければ続きの作業ができないという問題を経験することになってもおかしくないです。

いつでもどこでもソフトウェアを利用することができない場合は、効率的な作業に繋げることができません。

その一方で、SaaSを導入しておけば必要なタイミングでどこからでもソフトウェアを利用できるようになります。

 

時間と場所に関係なく使えることは、リモートワークを行う人だけに役立つわけではありません。

営業マンが新幹線などで移動するときに他の業務をこなしたり、帰りの新幹線の中で報告書などをつくったりすることも可能です。

会議の合間に仕事を進めたり、出張先から社内にいるときと同じような仕事をこなすこともできます。

1つの拠点だけではなく複数の拠点に対応しているサービスも多く、そういったものを活用すれば複数の営業所などでリアルタイムに共同作業を行うことも可能です。

工夫次第で様々なアイデアを実現することができ、働き方を大幅に改善することができます。

これまでは無駄になっていた時間を有効に活用することができたり、不可能であった作業を実現することができたりすると知っておきましょう。

パソコンがなければ意味がないと勘違いする人は多いです。自宅にパソコンを持ち帰らないから無意味だ、出張先や営業先にパソコンを持って行かないから意味がないと思う人もいるかもしれません。

しかしながら、実際にはあらゆる端末からSaaSを利用することができます。

パソコンで利用されるケースが多いことは確かですが、タブレットやスマートフォンからでもソフトウェアの利用が可能です。

社用デバイスでない場合はセキュリティの観点から利用できる機能が制限されるケースもありますが、制限の範囲は自社で決めることができます。

つまり、社内以外からタブレットやスマートフォンでソフトウェアを使いたいのであれば、上層部や運用担当者と相談することで快適に作業できる環境が手に入れられる可能性が高いです。

 

SaaSは誰でも利用したいときに使える点も魅力的だと言えます。

CD-ROMからインストールしたソフトウェアを社内で利用する場合、業務時間内に作業を行う必要があるでしょう。

残業が推奨されていない企業の場合は、必要なタイミングまでに作業を終わらせることが難しいという問題が生じる可能性もあります。

限られた端末から多くの社員がソフトウェアを使っている場合は、業務終了時間までに自分の順番になることがなく、会社での残業を強制されるケースもあるでしょう。

SaaSを利用する場合は利用したいときに自由に利用することができます。

CD-ROMのインストールを必要としないため、どのデバイスからもソフトウェアを利用することができ、自分にとって都合の良いタイミングで作業を行うことが可能です。

同じソフトを利用する人が多い場合でも業務時間内に仕事を終えられる可能性が高くなりますし、作業に時間がかかってしまっても持ち帰って自宅で続きを行えるようになります。

 

時間の制約も受けづらいので、フレキシブルな働き方の実現にも繋がるでしょう。

少しずつフレキシブルな働き方を取り入れている企業は多いです。

働く場所だけではなく、働く時間を柔軟に変更しているケースも増えています。

それまでは、全員9時から18時までというように業務時間をハッキリと決めていた職場ばかりでしたが、1日に決められた時間働けば何時から何時まで働いても問題ないというルールに変更している企業も増えつつあることを知っておくと良いです。

オフィスのパソコンにインストールされてあるソフトウェアを利用しなければならない場合は、幅広い時間帯でその端末が使えるようにしておく必要があります。

担当者や管理者などを配置しなければならないケースも多いため、従来のやり方ではソフトウェアを活用しなければならない人はフレキシブルな働き方を取り入れることが難しいと言えるでしょう。

SaaSを導入するのであれば、深夜でも朝方でもソフトウェアを利用することができます。

オフィスの鍵が開いていないような時間でも作業に取り組むことができるため、フレキシブルに働くことができるでしょう。

海外拠点がある場合も便利です。

複数拠点対応のサービスを利用する場合、時差のある海外でも好きな時間に自由に使ってもらうことができるので、これまでに実現できなかった働き方を叶えることができます。

 

SaaSは従来のインストール型のソフトウェアと比較すると、非常にアクセシビリティが良いサービスだと言えるでしょう。

利用者の居場所や働く時刻に関係なくアクセスすることができ、あらゆる従業員が自分にとって便利なタイミングでソフトウェアを使えるようになります。

好きなタイミングで自由にこれを利用できることは、従業員が快適に働けるだけでなく、作業を止めることがないので業務効率を向上させることにも繋がるでしょう。

いつでもどこからでも使えるSaaSは、企業の業務効率アップに大きく貢献してくれる存在だと言えます。

既存のソフトウェアでは必要なタイミングで使うことができない、営業や出張の際に無駄な時間が多い、リモートワーク者が上手く働けないなどの問題がある場合はSaaSの導入によって問題が解決できる可能性が高いです。

時間と場所を選ばずに利用できることを理解し、積極的にSaaSを取り入れてみることがおすすめだと言えます。

 

少ない負担で導入できる

便利なものなので導入の負担が大きくなると思ってしまう人が多いです。

確かに、便利なものを取り入れるためには下準備や高い費用が必要になるケースが多いと言えます。ですが、SaaSの場合は比較的安価な価格で簡単に導入することが可能です。

想像していたよりも安く容易に導入できるケースが多いので、少ない負担で問題なく導入しやすいことを知っておくと良いです。

 

SaaSの多くはサブスクリプションだと言えます。

月額制のサブスクリプションなので、必要なタイミングから安価な料金で利用することが可能です。

ずっと使い続ける必要がソフトウェアもあれば、特定の業務やプロジェクトをこなすために一時的に導入したいソフトウェアもあるでしょう。

買い切りタイプであれば、どのくらいの期間そのソフトウェアを使用するかということに関係なく決まった料金を支払う必要があります。

たとえ、2週間や1か月しか使わないという場合でも、何年も利用する人達と同じ料金を支払うことになるでしょう。

SaaSを利用するのであれば、使うタイミングだけ加入することができます。

必要になったら加入して不要になったら解約することができるので、コストを抑えやすいです。

便利なソフトウェアは年々増えていますが、必ずしも継続して使い続けることになるわけではありません。

短期間の業務のために便利なソフトウェアを購入する場合、CD-ROMを購入すると痛い出費になる可能性が高いです。

業務効率を向上することができたとしても購入費用が高ければ費用対効果が悪くなります。

サブスクリプションのSaaSは、こうした問題を引き起こすことなく利用できるという安心感を得ることもできるでしょう。

 

初期費用が不要であったり安価であったりすることも魅力的なポイントです。

CD-ROMを購入するだけであればディスクの購入費用だけで済みますが、ソフトウェアを自社で構築する場合は高額な初期費用が発生します。

初期費用はCD-ROM購入でも数万円程度必要となりますが、ソフトウェア構築を希望する場合は数十万円で済むケースもあれば、数百万円が必要となるケースも多いです。

本当に有用性が高いかどうか分からないもの、使いこなすことができるかどうか分からないものを高額で取り入れることになります。

SaaSの場合は初期費用不要のケースが多いです。

仮に必要となる場合でも数万円も必要としないことが多く、最も安い初期費用となることには間違いがありません。

導入にあたって莫大なコストをかけることができないと考えるのであれば、SaaSが便利だと言えます。

 

お試し版が利用できることも大きなポイントです。

インストール型やソフトウェアの構築を選ぶ場合は、実際に購入して利用したり、構築して運用したりしなければ使い勝手が分からないことが多いと言えます。

提供元の公式ホームページ上でデモ版などが公開されていることもありますが、リアルな使用感を確かめることが難しいです。

SaaSの場合はお試し版が用意されていることが多いです。

1週間から4週間ほど、無料で一部もしくは全ての機能を利用することができるようなケースが多いと言えます。

トライアル版として初月のみ安価な料金で利用できるケースも少なくありません。

インストール型やソフトウェア構築で導入を失敗すると、他のサービスを利用したり委託先に依頼したりするために莫大な費用がかかります。

SaaSの場合は使用感を試せるケースが多いので失敗しづらいですし、選んだサービスが悪かったと感じても無料利用の間、もしくは少額しかコストを投入していない段階で他のサービスに切り替えることが可能です。

無料お試し版やトライアル版があることも、少ない負担に繋がっています。

 

金銭的な負担と導入作業の負担の両方を軽減することも可能です。

インストール型を利用する場合は十分なサポートを得られないケースが多いと言えます。

説明書や公式ホームページのFAQなどを見ながら対処しなければならないケースが多く、思うように導入できない企業が少なくありません。

SaaSの場合は安い上にサポート体制が充実しているケースが多いです。

素早く対応してもらうことができるオペレーターが配置されているケースが多く、導入の際に不明点があったり問題が発生したりしたときには、電話やチャットなどでサポートしてもらえます。

利用するサービスによっては出張で導入サポートを行っているケースもあるので、新しいシステムの導入を苦手としている企業でも安心です。

せっかくインストール型のソフトウェアを購入したとしても、使い方が分からなければサポートしてくれる相手を別に見つけなければならない可能性が高いと言えます。

提供元で十分な対応が得られなければ、ソフトウェアの導入を支援している他のサービスに頼らざるを得ない状況になるはずです。余計な出費が増えますし、時間も無駄にしてしまう可能性が高いと言えます。

こうした内容を踏まえると、SaaSのほうが少ない負担で導入しやすいです。

 

操作性の良さも導入時の低負担に繋がっています。

専門的な知識がなくても簡単にサービスの利用を開始することができるので、大きな負担になる可能性が低いです。

パソコンの操作やインターネット技術の活用などに自信がない社員が多い場合でも、インターネット上に記された手順通りのステップで簡単に導入することができます。

CD-ROMを挿入して読み込み、数多くあるフォルダから該当ソフトウェアを見つけたり、的確な場所を指定してインストールしたりする必要がないので便利です。

ソフトウェアの構築の場合は委託することもできますが、社内に専門家がいなければ説明を受けても理解することが難しいですし、専門家がいる場合でも何もない状態から構築することはかなり大きな負担だと言えます。

 

SaaSは利便性が高いだけでなく、導入時の負担が小さいことも魅力的です。

他の方法でソフトウェアを利用する場合よりも安価な利用料金となることが多いですし、初期費用が不要なケースも多いと言えます。

更に、導入時に従業員にかかる負担も少ないのでSaaSを取り入れることがおすすめです。

 

管理負担が小さい

インターネット技術を活用することができる人材やソフトウェアの構築を実施できる人材が社内にいれば、SaaSを利用するメリットがないと思ってしまうかもしれません。

しかし、SaaSを利用する場合は管理負担を小さくすることができます。

インストールしたソフトウェアや構築したソフトウェアは、自社で保守や管理を行うことになるはずです。

担当者を配置して、適切に保守や管理を行う必要があります。

正しく保守管理が行われていなければ、ソフトウェアを利用することができなくなってしまったり、大切なデータを失うことになってしまったり、機密性の高い情報が外部に漏洩してしまったりする可能性があるので危険です。

確実な管理を実現するためには、確かな知識や高度な技術を持つ人物を配置する必要がありますし、いつでも素早く対応できる状態にしておかなければなりません。

担当者が1人しかいなければ、その社員が休んだタイミングで問題が発生して大変な思いをする可能性もあります。

安定した運用のためには小さな企業でも確実に対応できる人を2人以上配置するべきですし、会社の規模が大きくなればなるほど必要な人では多くなるはずです。

ソフトウェア導入に合わせて保守と管理を行うための人材を新たに雇用しなければならないケースも多く、管理負担はとても大きいと言えます。

 

SaaSを選択するのであれば、ここまで大きな管理負担になることがありません。

自社で保守や管理を行う必要がなく、提供元の会社に全てを任せることができます。

IT技術の活用などに強い人がいたほうが良いことには違いがありませんが、他の方法でソフトウェアを導入する場合よりも管理負担が小さくなることには間違いがないと言えるでしょう。

提供元のスペシャリストに任せることができるので、実力以上の保守管理を従業員に任せることになったり、新しく雇用した十分に実力が分かっていない人物に重要な作業を任せることにもなりません。

 

管理負担が小さくなることには多くのメリットがあります。

まずは、導入のためだけに労働力を確保する必要がなくなるはずです。

保守管理を専門で行う従業員を配置する場合、その業務や他の業務を行ってもらうために人材確保が必要となる可能性が高いと言えます。

自社で保守管理をしなくて良いのであれば、今までと同じ労働力でも問題なく業務を進めていくことが可能です。

既に専任者がいた場合は、その人物を他の部署に異動させたり他の仕事に従事させることもできます。

会社の利益をアップさせるために必要な業務に人手を割けるというメリットもあることを知っておくと良いです。

管理業務が不要になったのであれば、その労働力を他に回すことができます。

ソフトウェアを円滑かつ安全に使用するために保守管理の仕事は非常に重要です。

ですが、この仕事は直接利益に繋がる仕事ではないことも事実だと言えます。

業務環境を整えるための仕事であり、この仕事で直接利益が生まれることはありません。

専任者が不要になったのであれば、利益に直結するような業務に携わる人を増やすことができます。

営業部門やマーケティング部門などに人を増やすこともできるので、今までよりも利益を生み出しやすい企業になれる可能性が高まるでしょう。

 

人件費が高くついている場合

は、SaaSを取り入れることで人件費の削減を狙うこともできます。

社員が退職するときには新しい人材を確保する企業が多いですが、人手が必要な業務を減らすことで新規採用を減らすことも可能です。

早急に人件費を削減したい場合は、SaaSを導入して人手が不要となったことを理由にグループ会社への異動などを提案することもできます。

ソフトウェアを安全かつ正しく運用するために、たくさんの人材を確保している企業も多いです。

インストール型のソフトウェアや構築したソフトウェアを使っている場合は仕方ないことだと言えますが、直接利益に結びつかない場所に人件費がかかることは勿体ないと考えることもできます。

SaaSを利用するのであれば、管理負担が小さくなることによって人件費削減を実現できるチャンスもあると覚えておきましょう。

 

保守管理に関する人材育成の手間が不要

になるというメリットもあります。

ソフトウェアの保守や管理を行うためには、入社してからやり方を覚えることになるでしょう。

基本的な考え方はありますが、導入している内容によって実際に行うべき作業内容は違ってきます。

そのため、優秀な人材を確保することができたとしても教育のために時間や労働力を費やすことになるはずです。

一人前の専任者を育成するまでに多くの手間が必要となりますし、専任者の中から退職者があらわれるたびにこの手間が必要となります。

知識やスキルがある人でも、新しいソフトウェアを導入する際には新たに知識や技術を習得することになるでしょう。

様々なケースを想定すると、自社で管理する場合はかなり負担が大きいことが分かるはずです。

 

管理負担を減らして快適にソフトウェアを使いたい

のであれば、SaaSを利用することがおすすめだと言えます。

自社で特別なスキルを持つ人材を用意する必要がなくなるので、このために貴重な労働力を割く必要がなくなるでしょう。

人件費の面でもメリットが大きいですが、ソフトウェアやインターネット技術に関する担当者の負担を減らすことにも繋がります。

人材の確保が難しい場合は、これらの担当者に大きな負担がかかりやすいです。

人数に合わない作業が必要となってしまったり、休みたいタイミングに休めなくなったりするケースも少なくないと言えます。

提供元にこの作業を任せることができれば、担当者が他の業務に打ち込めるようになったり、いつソフトウェアのトラブルが起こるか心配することなく休めるようになったりするはずです。

SaaSは利便性とリーズナブルさだけが魅力ではありません。

働く人の負担を減らすことができたり、管理負担を少なくすることで企業にとって最適な人材配置が実現できるようになったりすることを理解しておくべきです。

SaaSには管理負担の小ささという素晴らしい魅力があることまで理解して利用を検討すると良いでしょう。