ここに気をつければ大丈夫！SaaSツール導入の注意点とは？

カスタマイズ性

SaaSは魅力的なサービスですが、導入する際にはいくつかのことに注意しておく必要があり、その1つにはカスタマイズ性の確認をあげることができます。

ソフトウェアを使いたいときには、従来式のパッケージ製品を用いる方法と自社開発や自社構築のソフトウェアを使う方法、そしてSaaSを利用する方法から選ぶことが可能です。

SaaSはパッケージ製品よりも機能を追加したり、拡張性が高かったりすることが多いですが、自社開発や自社構築と比較するとカスタマイズ性が乏しくなってしまうでしょう。

いわゆる、オンプレミスと呼ばれる自社内でサーバーを運用する形態であれば、ハードウェアもソフトウェアも自社内で確保することができます。

実現したい内容に合わせたハードウェアやソフトウェアを選んで利用することができるので、システムを柔軟にカスタマイズしやすい傾向があることを知っておくと良いです。

自社で開発する場合は自社の特性に合わせてシステムを構築していくこともできるので、既存のシステムと連携を図れるような内容に仕上げることもできます。

 

オンプレミスのサービスとの違い

SaaSを利用する場合は、ベンダーが提供するサービスを利用することになるので、オンプレミスよりもカスタマイズ性が低くなることは仕方がないと言えるでしょう。

提供することができるサービスは公式ホームページなどで確認することができ、提供している機能やサービスだけを使うことができます。

基本的な機能から特別な機能まで用意されているケースもあり、プランの選び方で利用できる内容を変えることは可能です。

自由に利用する機能を選ぶことができるサービスもあり、その場合は自社に合った機能だけを取り入れられるでしょう。

こうした選択肢が設けられていることはありますが、ベンダーが提供しているものしか利用できないことには違いがありません。

利用するサービスによっては自社に合った内容でソフトウェアを使うことができますが、全て自社に特化させた内容にすることは難しいと言えます。

もちろん、カスタマイズ性があまり高くなくても、不便さを感じることなくSaaSを利用できるケースは多いです。

今までパッケージ製品を使用していたけれど、不満を覚えることなく利用することができていたというような企業であれば、カスタマイズ性の低さが気にならない可能性が高いと言えます。

パッケージ版の利用経験に関係なく、一般的な機能を使うことができればそれで良い、自社独自のルールなどを反映させたソフトを使わなくても業務がこなせるという場合も問題がないはずです。

一方で、今まではオンプレミスを採用していたけれど、コスト削減や人手不足を理由にSaaSへ切り替えるつもりであれば不満に感じてしまう可能性が高いと言えます。

それまで自社だけのために仕上げられたソフトウェアを活用していたのであれば、SaaSを利用することで独自のシステムやツールを使うことができなくなり、今までできていた業務ができなくなった、オンプレミス型を使っていたときより作業時間が長くなったという問題が起きるかもしれません。

シンプルな内容でも十分だろうと考えるかもしれませんが、今まで最適化されたソフトウェアを使っていたのであれば不便さを強く感じてもおかしくないです。

オンプレミスをやめてしまったことを激しく後悔することになる可能性もあるので、これまで自社で開発したものを利用していた場合はカスタマイズ性の乏しさについて深く考えておく必要があります。

 

カスタマイズの自由性を事前に確認しましょう

SaaSベンダーが提供しているソフトウェアに全くカスタマイズ性がないわけではありません。

選ぶサービスによっては自社特有のルールを覚えさせ、作業を自動化できるようなシステムもあります。

操作画面を自由に設計できるようなサービスも登場しており、パソコン操作やIT活用を苦手としている社員のために必要最低限のボタンのみ配置した画面にすることも可能です。

このようなカスタマイズ性はあるので、全く手を加えることができないわけではありません。

オンプレミスと比較してしまうと内容が乏しいと感じてもおかしくないですが、理想的なカスタマイズを実現できる可能性もあります。

もしも、SaaSの導入で失敗したくないと考えているのであれば、希望するようなカスタマイズ性があるかどうか事前に確認しておくことが大事です。

ベンダーの公式ホームページのサービス情報を確認すれば、どういった機能が搭載されているのか、提供されるサービスに対してどのように手を加えることができるのか確認することができます。

問題なく利用することができそうだと感じたら、カスタマイズ性の低さをそれほど心配する必要はないと言えるでしょう。

また、希望するサービスの開発を行っているベンダーも存在していることを知っておくと良いです。

全てのベンダーが行っているわけではありませんが、ユーザーの希望を調査し、リクエストされた内容を順次追加しているようなケースもあります。

そのようなベンダーが提供しているサービスを利用するのであれば、要望を伝えることで希望していたカスタマイズを実現できる可能性があるでしょう。

自社だけに特化したカスタマイズを行ってくれるベンダーを見つけることは難しいですが、顧客のリクエストに応えながらサービスの品質を向上しているようなベンダーであれば納得できるサービスを利用できるかもしれないです。

 

特徴や注意点、対策などを知っておきましょう！

SaaSを導入したいのであれば、オンプレミスと比べるとどうしてもカスタマイズ性が低くなることを覚えておきましょう。

オンプレミス型を利用していなかった企業であれば提供されるサービスに大きな不満を抱える可能性が低いものの、自社に特化したシステムを使い続けていた企業であれば利便性が低下したと感じることになるはずです。

カスタマイズ性もある程度期待したいけれどSaaSを利用したいのであれば、手を加えられる部分が多いサービスを提供しているベンダーを利用したり、新たなシステムや機能をどんどん追加しているようなベンダーを選んだりすることがおすすめだと言えます。

導入後にカスタマイズ性の低さにガッカリすることがないように、特徴や注意点、対策などを知っておくと良いです。

 

SaaSベンダーの将来性

導入を視野に入れるのであれば、SaaSベンダーの将来性にも注意しておく必要があります。

SaaSを選べば、オンプレミス型のように自社でソフトウェアを使用するための特別な環境を構築する必要がありませんし、パッケージ版のように古いものを使い続ける必要もありません。

少ない負担で導入や運用を実現することができ、いつでも最新のソフトウェアを利用できることが強力なメリットです。

けれども、オンプレミス型とパッケージ版を利用する場合と違い、ベンダーが倒産したりサービスを打ち切ったりすればソフトウェアが使えなくなります。

オンプレミスであれば自社で運用し続ける限り使うことができますし、最新であることを重視しなければパッケージ版もいつまでも使い続けることができるでしょう。

SaaSのみ、ベンダーの経営難などを理由にソフトウェアが使えなくなる可能性があります。

 

ベンダーの経営が安定しているかチェック

非常に便利なサービスなので、あらゆるソフトウェアをSaaSサービスで利用する企業は多いです。

業務の大部分をこのサービスに頼っている企業も増えていますが、突然サービスが終了してしまえば大打撃を受けることになります。

サービス終了となる場合は事前に告知が行われ、他のサービスに移行できるだけの期間が取られている可能性がありますが、終了によって大変な思いをすることには変わりがありません。

急いで代わりとなるSaaSを探す必要がありますし、サービスが終了してしまう前にデータを移動させたりする必要があります。

他のソフトウェアとの互換性や連携性が高かったり、データを抽出しやすいサービスであったりすると、無事移行できる可能性が高いです。

その一方で、データを抽出することができないものや他のシステムに移行できないものを利用していた場合は、データを新しいサービスに移すだけでも膨大な労働力と時間を費やすことになります。

万が一のことを考えて、利用するSaaSを選ぶときにはベンダーの将来性をきちんとチェックしておく必要があるでしょう。

見聞きすることが多いベンダーであれば安心だと思うかもしれませんが、一時期は人気が高かったサービスでも、徐々に衰退していく可能性があります。

導入するSaaSを決定するときには利用できる機能や価格も大切ですが、開発や提供を行っているベンダーの経営が安定しているかチェックしておくことも重要です。

近年はSaaS業界に新規参入している企業も多いですが、実績が少ないベンダーは将来性を確認することが難しいと言えます。

提供しているサービス内容が素晴らしいと感じられたとしても、長期的に生き残ることができるようなベンダーであるかどうか判断することは難しいです。

SaaS業界へは新規参入であったとしても、これまで数多くのシステムやソフトウェアを開発していて実績があることが分かる場合や、成長が期待できる企業がベンダー業界に進出している場合は将来性があると判断できるかもしれません。

一概にどのような企業であれば安心だと言うことはできないので、導入を希望するタイミングでベンダーのことを詳細に調査し、実績や評判などから将来性を判断する必要があります。

ビジョンが明確な企業やユーザーへの手厚いサポートを用意している企業であれば、突然サービスが終了してしまう可能性は低いと言えるでしょう。

ハッキリしたビジョンを持っていない企業は提供するサービスの方向性が定まらなかったり、より良いサービスの開発に対する意欲が不十分であったりすることから支持されなくなる可能性があります。

ユーザーサポートが不十分なサービスも不満を抱かれる可能性が高く、丁寧で充実したサポートがない場合は将来性が低くなりやすいです。

反対に明確なビジョンを持つ企業は、ユーザーが魅力的だと感じられるようなサービスをどんどん開発していく可能性が高いですし、ユーザーサポートが十分な企業は顧客から高く評価されることになるでしょう。

提供しているサービスが優れているだけでなく、ビジョンの明確さやサポートの手厚さまで感じられるのであれば、サービスが打ち切りになるリスクは低いと判断することができます。

 

魅力的だと感じるSaaSをピックアップしましょう！

SaaSを選ぶときには多角的な視点から判断することが重要です。

今では豊富な選択肢の中から自由にサービスが選べるようになっているので、着目するポイントを知らなければ選び方に失敗する可能性が高くなります。

納得できるSaaSを導入するためには利用できる機能や費用対効果なども大切ですが、継続して利用するためにはベンダーの経営状況が将来にわたって安定していそうなサービスを選ぶと良いです。

調査方法は色々ありますが、公式ホームページから実績を確認したり、口コミから評判を確認したり、ニュース記事から注目されている部分があるかどうか判断したりすることができます。

上場企業であれば株価の推移を確認することもおすすめの方法です。

公式サイトの製品ページだけ閲覧して導入するかどうか決める人が多いですが、こうした部分までじっくりとチェックした上で利用するかどうか決めるようにしてください。

素敵なサービスを利用することができたとしても、後々サービスが打ち切りになってしまえばベンダーを選び間違えたと思うはずです。

複数のSaaSを利用する企業も多いですが、同じベンダーが提供しているSaaSを複数利用していれば、いざというときには全てのサービスがダメになってしまう可能性もあります。

将来性のありそうなベンダーを選ぶことが大事ですし、複数のサービスを利用するときにはリスク分散を意識しておくことも大事です。

ここまで考えてSaaSを利用するのであれば、導入後に後悔をするリスクを小さくすることができます。

企業の将来のことを確実に言い当てることはできませんが、これまでのデータや評価などから成長するかどうか予測することはできるでしょう。

自社に合った機能や内容であることは必須条件だと言えますが、魅力的だと感じるSaaSをいくつかピックアップし、安定した経営を続けることができているベンダーが提供するサービスを選ぶようにすることをおすすめします。

 

セキュリティ

SaaSを用いるのであればセキュリティにも気をつけておく必要があります。

多くのベンダーは強固なセキュリティ性を有するサービスの開発を心がけていますが、下調べをしっかり行っていないと対策が不十分なサービスを利用してしまう可能性があるでしょう。

オンプレミスを選ぶのであれば自社で自由にセキュリティレベルを設定することができるので、必要であればかなり高いレベルに設定しておくこともできます。

一方で、SaaSの場合はこれをベンダーに任せることになるでしょう。

もっと高いレベルのセキュリティが必要だと感じても、レベルを向上させてもらうことは不可能に近いです。

ユーザーからの要望で改善されるケースもありますが、契約時に設定されている水準より高くなるかもしれないと期待しないほうが良いと言えます。

 

セキュリティ対策が採用されているか確認

きちんと対策が講じられていないサービスを選んでしまった場合は、悪意のあるユーザーによる攻撃やウイルスによってデータが破損したり改ざんされたりする可能性があるでしょう。

攻撃や感染に気づくことができなければ、重要な情報が改ざんされたままデータを使うことになります。

クラウド上に保存しているデータが改ざんされるだけではなく、情報漏洩が起こるリスクもあるので要注意です。

社外秘の機密性が高い情報が漏洩してしまうようなことがあれば、新製品や新プロジェクトの内容が競合他社に知られてしまうかもしれません。

SaaSには顧客情報を管理することができるシステム、取引先や営業での訪問先の詳細情報を登録できるシステムなども利用することが可能です。

顧客や取引先のデータが流出してしまうことがあれば、法的責任を負わなければならない可能性もあります。

罰則が科せられたり損害賠償を請求されたりする恐れもあるでしょう。

確実なセキュリティ性をアピールしているようなサービスを選ぶ場合はベンダーに責任があると判断するかもしれませんが、責任の所在が必ずしもベンダーだけにあると判断されるわけではないので注意が必要です。

SaaSに問題があったとしても、顧客や取引先はベンダーではなく利用したり取引を行ったりしている企業に対して不満を抱えるでしょう。

仮にベンダーの責任だと判断されることになっても、顧客や取引先がそう考えるとは限らず、信用を失ったり利用者が減少したりする可能性があります。

安心して利用できるSaaSを選ぶためには、どのようなセキュリティ対策が採用されているか詳しく確認しておくことが大事です。

サービスの説明ページにセキュリティ性が高いですと書かれていても、簡単に信用してはいけません。

暗号化が行われているか、漏洩対策が講じられているかなど、具体的な内容を確認しておくことが大事です。

SaaSを提供する企業には第三者機関からセキュリティの高さを示すための監査を受けているケースもあるので、客観的に高く評価されているようなベンダーを見つけることもおすすめだと言えます。

ただセキュリティ性が高いと書いているだけでは内容が伴っていない可能性があるので、どのような対策が採用されているのか、セキュリティ性の高さを評価されているのか調べておくと良いです。

 

ポリシーにマッチしているのかも確認！

自社のセキュリティポリシーに合っているサービスであるかどうかも、重要な判断ポイントだと言えます。

セキュリティポリシーに反するような内容であれば、導入は見送ったほうが良いと言えるでしょう。

良い点が多いと感じられるようなサービスでも、ポリシーにマッチしないものを導入すると問題になる可能性が高いです。

顧客や取引先からポリシーを守らない企業だと判断されることになりますし、従業員から不満や非難の声が出る可能性も高いと言えるでしょう。

様々な方向からマイナスに思われるようになる可能性が高いので、自社のセキュリティポリシーに合っているものだけを候補にするべきです。

ちょっとくらい合わなくても良いなどと考えず、ポリシーに合わない部分がある場合は早めに候補から除外しておきましょう。

SaaSは搭載されている機能からセキュリティの高さを知ることもできます。

権限制御や多段階認証のような機能が搭載されている場合は、これを利用することでもセキュリティを強化することが可能です。

全社員に全ての権限を与えるべきではありませんが、利用するSaaSによっては細かく権限の設定ができないこともあります。

活用できる機能でどこまでセキュリティを強化できるかという点も、サービス選びにおける重要なポイントだと知っておきましょう。

導入するSaaSを選ぶときには、公式ホームページからどのような対策が講じられているかチェックしたり、実際に利用している人の口コミから安心して利用することができているかチェックしたりすると良いです。

過去に情報漏洩や悪意のあるユーザーによる攻撃によるトラブルなどが起こっていないか確認しておくことも大事であり、過去に重大な問題があったにも関わらずきちんと強化が行われていないようなサービスは利用するべきではありません。

 

最初により確実なセキュリティ性を有するサービスを選びましょう！

SaaSはとても便利なサービスですが、セキュリティが不十分なものを利用すると自社が被害を受けることになります。

大切なデータを失うことになったり、正しくデータを活用できなくなったりすることもあれば、絶対に流出させてはいけない情報が漏れ出てしまう可能性があるでしょう。

SaaSを利用する社員にセキュリティ教育を行い、IDやパスワードの管理を徹底してもらったり利用するたびに多段階認証でログインしてもらったりすることもできますが、ベンダー側の対策が不十分であればトラブルが発生することになります。

オンプレミスと違って、SaaSのセキュリティは自社でコントローするすることができない部分です。

与えられたサービスを使うことしかできず、独自にセキュリティを強化するようなことは難しいと言えます。

利用するにあたって手を加えることはできませんが、最初により確実なセキュリティ性を有するサービスを選ぶことは可能です。

導入するSaaSを選ぶときにはこのポイントもしっかりと確認しておくと、重大な問題を引き起こしにくい安心して使えるサービスを利用することができるようになるでしょう。

 

まとめ

現在、SaaSを積極的に導入する企業が多くなっています。

大企業から中小企業までこれを活用するケースが増えており、自社に導入することで今までになかった恩恵が受けられるはずです。

少ない手間や導入コストで取り入れることができますし、時間や場所を問わず利用できるソフトウェアを手に入れることができるので業務効率アップにも繋がるでしょう。

SaaSを導入することには多彩なメリットや魅力がありますが、注意点もあることを忘れてはいけません。

特にカスタマイズ性とベンダーの将来性、セキュリティに関して詳細に調べたり厳しくジャッジしたりする必要があります。

 

カスタマイズ性とセキュリティ

SaaSはオンプレミスと比べてしまうとカスタマイズ性が低いです。

初めてソフトウェアを活用する場合は、カスタマイズ性の低さが気になることがないかもしれません。

ですが、オンプレミス型からSaaSに切り替えてしまった場合は、不便さが際立ってしまう可能性が高いです。

オンプレミスは自社のためにつくったソフトウェアであり、SaaSは多くの企業が快適に使えるようにつくられたソフトウェアなので、こちらのカスタマイズ性が乏しくなるのは当然のことだと言えます。

理解した上で利用する、使用する際に不満を抱かないのであれば問題ありませんが、利用する人が度々オンプレミスのほうが良かったと思うようでは満足度の高い導入にすることができません。

せめて機能を自由に選ぶことができたり、操作画面を任意で変更できたりするサービスを選んでおけば、カスタマイズ性の高さを求める人でも満足度を高めやすいです。

魅力的なベンダーと契約して利用を開始しても、将来性のないベンダーでサービスを使い始めると、いずれ利用できない状況に陥るかもしれません。

SaaS業界は新規参入が増加しており、何も意識していなければ実績がほとんどない新規参入ベンダーを利用する可能性があります。

新規参入したベンダーの全てに問題があるとは言えませんが、実績がないと安定した経営が実現できそうかどうか判断することが困難です。

長期的な利用を想定してソフトウェアを導入する企業が多いですが、継続して使いたいという考えを持っている場合は、安定感のあるベンダーが選べるようにしておく必要があります。

これを実現するためにはベンダーの調査が必要なので大変だと感じられるかもしれませんが、サービスが打ち切られてしまうリスクが高いところで契約すると、サービスが終了となるときに煩わしい作業を行うことになるでしょう。

セキュリティもきちんと確認しておくべきです。

SaaSを利用するときには自社でできるセキュリティ対策が限られます。

利用する社員にSaaSを利用する上での注意点を説明しておいたり、権限を与える社員を決定したり、利用後のログアウトや毎回の多段階認証を徹底するように指導したりする程度になるはずです。

ソフトウェアそのもののセキュリティを向上させることは不可能であり、ここはベンダーに任せるしかありません。

セキュリティ対策を確実に講じていないようなサービスを利用すれば、データ流出や情報漏洩が起こり、自社に責任を追及されることになるかもしれないです。

ベンダーが責任を負うことになるとは言い切れませんし、ベンダーに問題があっても世間からは自社が批判あれる可能性があることを理解しておきましょう。

 

導入時には注意しておくべきポイントを確認しましょう！

優れたサービスとしてSaaSは人気ですが、導入にあたってこうしたポイントに気をつけておく必要があります。

注意すべき内容ごとに気を配るべき部分は違っていますが、いずれに関しても導入を希望する企業ができることは入念な下調べや慎重な選定だと言えるでしょう。

SaaSの選定を行う際には、利用できる機能や月々の利用料金に注目しがちです。

機能や価格も重要度が高い部分ですが、それと同じくらい他の要素の確認も大事だと言えます。

カスタマイズ性は現在の自社の状況や求めるものによってはそれほど重視する必要がないかもしれませんが、ベンダーの将来性とセキュリティはどの企業でも重視すべきです。

十分に確認しておかなければサービスがすぐに終了してしまうようなベンダーのサービスを使ってしまったり、セキュリティ対策が万全ではないSaaSを利用してしまったりする恐れがあります。

利用できる機能が豊富であったり自社に合っていたりする場合、安価な料金で充実したサービスが利用できる場合は優れたSaaSだと判断したくなるはずです。

けれども、将来性がなかったりセキュリティ性が低かったりすれば、後々大きなトラブルを経験することになるかもしれません。

SaaSが魅力的なサービスであることは確かだと言えますが、導入時には注意しておくべきポイントがいくつかあることも事実です。

気楽に選んだり適当に判断したりすることはおすすめできないので、導入の担当者や実際にソフトウェアを利用する人、社内のセキュリティ部門に所属している人、業界や企業の分析が得意な人などを集めて情報収集や選定を行う必要があります。

実際に利用しない人が選んだり、セキュリティや企業分析の知識がない人が選んだりすると失敗する可能性が高いです。

どのような部分に気をつけるか理解していても、十分な知識がなければ正しい判断をすることができません。

的確なSaaSを探すために最適な人物を選び、多角的な視点で話し合いができるようにしておくことをおすすめします。

導入することには数多くの魅力がありますが、デメリットとなる部分への対策を欠かしてしまうと想像しているような使い方を実現することができません。

たくさんある種類からどのSaaSを選んでも良いわけではなく、多角的な視点から調査を行って自社にフィットすると感じられるサービスを選ぶべきです。

利便性の高さや月額料金のリーズナブルさだけでなく、安定性や安心感なども確認する必要があります。

SaaSの導入は前向きに検討してみることがおすすめですが、いい加減な選び方はNGです。

導入時の注意点まできちんと理解しておき、自社へのSaaS導入を確実に成功できるようにしておくことが大切だと言えるでしょう。