DX化の構築で重要事項とは？そのプロセスを解説

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既存の業務内容のデジタル化による業務効率化

レガシーシステムからの脱却

DX化の構築において、既存の業務内容をデジタル化することは非常に重要です。

デジタル変革ではやらなければならないことがたくさんありますが、第一歩としては既存業務をデジタル化で効率化することが大切だと言えます。

そもそも、何のためにDXを推進する必要があるのかを考えると、この作業がいかに重要であるかしっかりと理解できるはずです。

DX化はレガシーシステムから脱却し、変化する市場で優位性を保つことが目的だと言えます。

古くから使われている柔軟性の低いシステムや不便さが感じられるシステムを使い続けると、企業が損をしてしまうリスクが高いことが様々な研究や分析から明らかになっているので、激化する市場で生き残るためにはDX化の推進が必要不可欠です。

既存の業務をそのままにしておくことは、レガシーシステムの脱却から遠のくことになります。

特に現在の業務効率に大きな不満がなければデジタル化を急ぐ必要がないと考えるかもしれません。

デジタル化を推進するのであれば、その業務に携わる人が新たな作業や操作を覚えることになります。

こうした事情から既存業務のデジタル化を後回しにする企業もありますが、現在の業務をデジタル化することに大きな意味があると理解するべきです。

従来のやり方では激しくなる市場で他の企業に勝つことが難しくなるので、新たなやり方が必要となります。

伝統的なやり方や根づいた習慣を変えることは時間がかかるので、既存の業務内容こそ真っ先にデジタル化するべきだと言えるでしょう。

早い段階でデジタル化を完了させておくことで、新たな業務でDX化を推進するときにも社員が柔軟に対応できるようになります。

様々なシーンでデジタル化を考えてみよう

具体的にどのようなことができるのだろうかと悩んでしまう人もいるかもしれませんが、様々な部分でデジタル化を進めていくことが可能です。

たとえば、顧客情報の管理方法を変えることで業務効率化を狙うこともできます。

紙で記録する企業は減りつつありますが、表計算ソフトを使用して記録したり、個人個人が顧客情報を持ったままになっていたりする企業が未だに多いです。

表計算ソフトで記録する場合は同時に複数人で閲覧や編集ができないケースが多いですし、データの抽出や確認、分析なども難しくなります。

個人が情報を持っている場合は、顧客からの問い合わせなどに柔軟かつ正確に対応できない可能性も高いです。

もしも、顧客情報管理の面でデジタル化を推進するのであれば、便利なシステムを導入することで業務効率を大幅に改善することができます。

顧客情報管理システムを導入するのであれば、情報の一元管理と素早い共有を実現することが可能です。

全ての情報をシステム上に集約できるだけでなく、同時の閲覧や編集が可能となるので、全社員が容易に情報にアクセスできるようになります。

細かな情報まで登録できるものが多いため、今まで散らばりがちだった内容までシステム上にまとめられるはずです。

他にも様々なシーンでデジタル化を実現することができます。

経理部門であれば自動で仕訳や計算を行ってくれるソフトを利用したり、領収証を撮影すれば記帳されるソフトを利用したりすることも可能です。

勤怠管理システムと連動することができる場合は、社員の出勤状況に応じた給与計算を自動で行うこともできます。

営業部門であれば、訪問ルートを記録してくれるようなシステムを利用することが可能です。

GPSと連動させることによって、特別な操作をしなくても移動した経路が記録できるようなシステムもあります。

訪問しなければならない場所を登録することによって、効率的な訪問ルートを提案してくれるようなシステムもあるので便利です。

社内の業務負担が軽減！

既存の業務をデジタル化するのであれば、今まで行っていた業務を短い時間でこなせるようになります。

短時間で仕事をこなせるようになるので、他の仕事を行う余裕も生まれるはずです。

DX化を推進する際には社員の負担が増加します。

それまでとは違ったやり方を覚えることになりますし、大幅に内容が変わった場合は現場の人たちが整備しなければならない部分も多いです。

従来と同じ量の仕事をこなしながら、こうした作業まで行うことになれば、従業員に大きな負担がのしかかることになります。

既存業務のデジタル化を後回しにすると、今までと同じ量の業務をこなしながら新たなことを行う必要があるので大変です。

最初に既存の業務をデジタル化して効率的に仕事を片づけることができる環境を構築しておけば、DX化の推進もスムーズに進めやすくなります。

既存業務に関係のない部分からデジタル化を進めると、二度手間になってしまうリスクがあることも知っておくべきです。

IT技術を活用する場合は、他のシステムやツールと連動できる可能性が高くなります。

取引先を訪問して商品を販売している企業がDX化の一環として会員制ECサイトを立ち上げようとする場合、先にECサイトをつくると二度手間になる部分が多いです。

顧客情報のデジタル化が進んでいなければ手入力で情報を登録することになるため、作業量が増加することになります。

あらかじめ顧客情報をデジタル化しておくのであれば、ECサイトと連携させることで簡単に情報を反映できる可能性が高いです。

後から顧客情報をデジタル化すると、ECサイトと連動する際にデータの重複や欠損などが生じる可能性も高く、修正に追われるリスクがアップします。

コールセンターを用意する場合なども同じことが言えます。

DX化の推進を成功させるためには、既存の業務内容のデジタル化から始めるようにしてください。

できるだけ長く従来の方法で業務を行いたいと考える人は多いですが、レガシーシステムからの脱却が遅れてしまったり、社員の負担が増加したり、全く新しい業務でデジタル化を進める際に煩わしさを感じたりする可能性が高いです。

効率的にDX化を進めていくためにも、まずは既存の業務内容から取り組んでいく必要があることを知っておく必要があるでしょう。

DX化の成功の鍵を握る重要なプロセスの1つだと言えるため、必要性や重要性を会社全体に説明して協力を求めるべきだと言えます。

デジタルを活用して既存ビジネスの高度化や拡張をする

デジタルを活用することによって、既存ビジネスの高度化や拡張を実現することもできます。

レガシーシステムに頼りながら、既存ビジネスを成長させることには限界があるでしょう。

デジタル技術を活用したり体制を抜本的に変えたりするDX化によって、これらが実現できることを理解しておく必要があります。

ビジネスを高度化させる

既存ビジネスの高度化と聞いても、ピンと来ない人もいるかもしれません。

実店舗とオンラインショップの両方で商品を販売している場合は、既にデジタル化が十分であると感じられるかもしれませんが、更に高度化することができます。

リアルとオンラインの境目をなくすことも既存ビジネスの高度化だと言えるでしょう。

実店舗とオンラインショップを完全に別のサービスとして運営している企業は少なくないです。

境目をなくす場合は、オンラインショップで注文した商品を実店舗で受け取れる仕組み、実店舗で発行されたクーポンをオンラインショップで利用できる仕組みなどを採用することができます。

顧客は実店舗とオンラインを柔軟に使えるようになるので、顧客満足度を高めることができるでしょう。

消費者の間でもデジタル化は進んでおり、スマートフォンなどの普及を理由に消費行動は大きく変化しています。

より便利な仕組みを求める消費者、ユーザーエクスペリエンスの高いサービスを提供する企業を支持する消費者が増えているため、こうした高度化は企業の成長に大きく貢献してくれるはずです。

デジタルを活用すれば、顧客からの問い合わせへのスムーズな対応を実現し、ビジネスを高度化させることもできます。

カスタマーサポートの電話が常に鳴りっぱなしの企業は少なくありません。

トラブルが発生して困っている消費者、サービスに関する問題を報告したい消費者からの連絡がひっきりなしに入るような企業は多いです。

毎日のようにたくさんの連絡が入る企業の場合は、顧客を待たせることが多くなりがちだと言えます。

電話が鳴ったタイミングで手の空いているスタッフがいなかったり、対応することができても情報照会などに時間がかかったりするケースが多いです。

こうなってしまうと、顧客が更に不満を抱える可能性が高いと言えます。

ネガティブな気持ちを持って連絡が行われることが多いですが、長く待たされてしまうことや対応が遅いことでより強い不満を覚える可能性が高いです。

デジタル技術を活用したりツールを取り入れたりするのであれば、このような問題を解決しやすくなります。

自動音声案内を導入することによって、消費者が電話をかけてからスタッフが対応するまでの時間を稼ぐことができますし、この段階で連絡した理由を明らかにしておけば、最適なスタッフに電話を割り振ることができるようになるでしょう。

システム導入で自動対応や最適な振り分けが実現できるだけでなく、顧客情報が簡単に取り出せるようになるケースも多いです。

問い合わせを受けた顧客の過去の問い合わせや取引履歴を瞬時に確認できるため、情報照会に時間をかけたり、顧客による説明が少なくても対応できるようになったりします。

2025年の壁とは

実店舗だけで商品の販売を行っているような会社でも、既存ビジネスを拡張することが可能です。

スーパーやデパートで行われている取り組みには、店舗にQRコードを設置しておくというものがあります。

利用者がスマートフォンでQRコードを読み取ることで商品の詳細やアレンジなどの役立つ情報をゲットすることができたり、お得にサービスを利用できるクーポンが入手できたりするケースが多いです。

店舗を利用した消費行動という点では同じですが、デジタル技術の活用によってそれまでは経験することができなかったサービスが経験できるようになります。

既存ビジネスの高度化や拡張は非常に重要です。

今まで通りのやり方でサービスを提供し続けることは可能ですが、日本企業の多くはデジタル技術を取り入れなければ大きな損失を出すことになると予測されています。

経済産業省では2025年の壁という言葉を用いて、企業は近い将来大きな壁に突き当たることになると発表しており、状況を改善するためにDX化の推進を求めている状況です。

しばらくは問題なくサービスの提供を続けられるかもしれませんが、より優れたサービスに顧客が流れてしまい、経営状況が悪化してしまう可能性が高いと言えます。

反対にビジネスの高度化や拡張に成功しておけば、他の企業よりも優位になる可能性が高いです。

より便利なサービスを求める消費者から支持されるようになり、激化する市場でも生き抜ける確率がアップするでしょう。

また、ライバルは国内企業だけではないことに注意しておく必要があります。

日本企業と協力する海外企業や日本への進出を計画している海外企業もあるため、外国の企業がライバルになることもあると知っておくべきです。

外国にはDX化がかなり進んでいる国も多いため、そういった国の企業が同じ市場に参入してくると太刀打ちできない状態になるかもしれません。

打ち勝つためにはDX化を推進する他に手がないと言えます。

成功してきたやり方であれば今まで通りで良いと思うかもしれないですが、今後はデジタル技術によるビジネスの高度化や拡張が必要不可欠だと知っておきましょう。

IT技術活用に対する心理的なハードルを下げよう

単に業務効率を改善するだけのDX化では不十分だと言えます。

もちろん、業務効率がアップすれば利益向上に繋がる可能性がありますが、ユーザーエクスペリエンスの向上に繋がりやすいビジネスの高度化や拡張による効果は絶大です。

まずは、既存の業務を効率化するためのDXを推進する必要がありますが、これがある程度進んだのであれば既存ビジネスへアプローチしていくことをおすすめします。

既存業務から先にアプローチしておくことによって、社員の負担が減ったりIT技術活用に対する心理的なハードルが下がったりしているはずなので、既存ビジネスの高度化や拡張を円滑に進めやすくなるはずです。

実施するべき理由や具体的な取り入れ方を理解しておくことで、自社にベストなタイミングや方法でこのプロセスに移行できるようにしておくことが大切だと言えるでしょう。

ビジネスモデルをデジタル化して新事業に転換する

デジタル技術の新事業事例

既存のビジネスモデルを高度化した後に、デジタル技術を活用することによって新事業に転換することができます。

実際に、ビジネスモデルのデジタル化から新たなビジネスを生み出している企業はたくさんあることを知っておくと良いです。

有名なフードデリバリーサービスは初めからこの事業を行うために誕生したものだと勘違いしている人が多いですが、実は配車サービスを提供していた会社が新ビジネスとして開始したものだと言えます。

アメリカの企業にはタクシー会社に勤めていなくても、サービスに登録するだけでドライバーとして働ける配車サービスを提供した会社があり、これはライドシェアサービスという呼び方でも知られるものです。

ライドシェアサービスは自家用車を利用し、ドライバーとして稼ぎたい人が働けるサービスだと言えます。

フードデリバリーサービスも特定の飲食店に所属していなくても、自分のバイクや自転車を使って商品を届けるサービスであり、取り扱っている内容こそ違っていますがライドシェアサービスと似た仕組みです。

デジタル技術を活かしてライドシェアサービスを展開する中で、新たにフードデリバリーサービスを生み出したと言えるでしょう。

現在までに成功している例は他にもあります。

音楽を再生するための端末やプラットフォームを提供していた企業、CDを販売していた企業はデジタル化の推進によって楽曲のサブスクリプションサービスを手がけるようになりました。

CDを購入しなくても月額料金の支払いなどで音楽を楽しめるサービスであり、従来のサービスより一歩先を進んだ事業に転換した結果だと言えます。

全くジャンルが違う分野に進出することになるケースもありますが、従来のビジネスと同じ分野で新たな事業チャンスを見つけることも可能です。

いずれにしても大きなビジネスチャンスを掴める可能性が高いと知っておきましょう。

パラダイムシフトを迎えるべき時代

従来のビジネスをデジタル化することによって、新事業に転換できる可能性はどの企業にもあります。

それまで通りのやり方では思いつかなかったようなユニークなビジネスを創出できる可能性があるので、まずは既存のビジネスモデルをデジタル化することが大切だと言えるでしょう。

何もない状態から新たなビジネスを生み出すことは簡単ではないと言えます。

既に他の企業が提供しているサービスであれば新規参入した側が不利になることが多いですし、必ずしも売れるビジネスが見つかるとは限りません。

けれども、現時点で成功しているビジネスモデルをデジタル化し、そこから着想を得るのであれば、成功を期待しやすくなります。

軌道に乗っているビジネスを応用するわけですから、上手くいく可能性が高くなるでしょう。

現代はまさにビジネスモデルのパラダイムシフトを迎えるべき時代であり、成功をおさめるために新ビジネスの創出や新事業への転換を計画している企業にはDX化推進によるデジタル活用を組み込んでいる企業が多いです。

ビジネスモデルのデジタル化が有効であることは、既にこれによって成功をおさめている企業があることからも明らかなので、率先して行っていくべき内容だと言えます。

既存の業務内容をデジタル化し、ビジネスの高度化と拡張に成功したのであれば、次のステップとして新事業への転換を狙うべきです。

新しくビジネスをつくることは簡単なことではないと言えますが、デジタル化された既存ビジネスモデルがアイデアの宝庫となります。

DX化の目的は各企業がデジタル技術を取り入れることではありません。

デジタル技術を取り入れることによって、国内の他の企業や他国の企業に負けないことが目的だと言えます。

既存業務のデジタル化やIT技術を活用したビジネスの高度化で終わって良いわけではなく、更に技術を応用して発展させていくことが大事です。

スタートが遅れると他の企業の二番煎じになってしまう

今後は消費者がますます利便性を重視する世の中になることが予測できます。

この顧客のニーズを十分に理解し、デジタル化と新事業への転換を実現している企業が生き残れるような世の中となるでしょう。

伝統的なビジネスモデルの中には長く愛され続けることになるものもあるはずですが、その一方で不便さを理由に離れてしまう顧客や代替品を見つけて乗り換えてしまう顧客が増えるリスクが高いと言えます。

全てを確実にデジタル化しなければならないわけではありませんが、これを実施しないことで失うものがあるというリスクは忘れてはいけません。

ビジネスモデルのデジタル化から新事業への転換を成功させたい場合も、ある程度の期間が必要となるはずです。

DX化の推進自体簡単に始められるものでも、すぐに結果が出るものでもありません。

つまり、始めるタイミングが遅くなればなるほど、新たなビジネス機会を得られるまでの期間が長くなります。

DX化のために動き始めたとしても、即座に新事業に転換できるわけではなく、スタートが遅れると他の企業の二番煎じになってしまう可能性が高くなるので要注意です。

音楽のサブスクサービスが複数の企業から提供されているように、同じサービスの提供を複数の企業が開始することは珍しくありません。

しかしながら、特許を取られてしまって類似サービスを提供できない、既に大きく成長しているサービスがあるので参入が難しいという状況に陥るリスクもあります。

早ければ早いほど優位に立てるチャンスがあるので、早急にDX化を推進していくべきだと言えるでしょう。

他社に負けない企業になる為には

DX化を実現させるためには、プロセスが重要だと言えます。

流れを間違えてしまうとかえって非効率的になってしまうこともあり、最適なプロセスで実施していくことを忘れないようにするべきです。

デジタル技術を取り入れるのであれば何から始めても良いわけではありません。

DX化の目的の1つには他社に負けない企業になることがあげられ、そのためにはデジタル化による新ビジネスが重要だと言えます。

新ビジネスを生み出すためには、既存業務のデジタル化で業務効率をアップして新たなことに取り組むためのリソースを増やし、既存ビジネスを高度なものにした上で新たな事業を考える必要があるでしょう。

DXにおける重要性の高い内容と成功のためのプロセスを理解しておけば、新事業への転換まで実現できるようになるはずです。