名刺管理ツールの導入が進む背景〜紙の名刺をデジタル化して共有する理由

営業活動で役立てる

名刺管理ツールの導入が進んでいる理由

名刺管理ツールの導入が進んでいる理由の1つとして、名刺のデジタル化が営業活動で役立つことがあげられます。デジタル化が進むまでは、顧客の名刺を手に入れても受け取った人の机の中や名刺入れの中で眠ってしまっていることがほとんどでした。入手した営業マンが顧客に連絡をしたいときや名前を思い出したいときに確認することがあっても、それ以外の用途で用いられることはあまりなかったと言えます。名刺は自己紹介代わりになるものなので、そうした管理や使われ方が間違っているとは言えません。受け取った後の名刺の取り扱いを明確に決めていない企業は多く、各々が自由に保管したり使ったりしていたケースが多かったです。以前は十分に活用が行われていませんでしたが、名刺は営業活動に大いに役立つものであり、活用しないことは勿体ないと言えます。時代が変わって営業のやり方も変わってきたり、企業がテクノロジーを取り入れたりするようになってから名刺を活用したほうが良いという考えを持つ企業が多くなってきました。

営業活動で役立てると聞いてもピンと来ない人もいるかもしれません。過去に話した人の名前を思い出したり連絡先を確認したりすること以外の使い道があるのだろうかと思うかもしれないですが、実は名刺の活用方法はたくさんあります。まず、顧客や取引先リストを作成する際に役立てることが可能です。面識のある顧客や取引先の情報をまとめておくと便利ですが、その際に名刺を使用することができます。個人が持っている名刺を紙媒体のまま保存していても用途が限られますが、データ化して社内全体で共有することで幅広い用途で使えるようになることを知っておくと良いです。直接話したことがない相手に営業を行いたくても情報がなければ接触することが難しいですが、共有された名刺情報を使えば電話やメールでアポイントを取ることもできます。

顧客や取引先と自社の従業員の関係性を把握するため

顧客や取引先と自社の従業員の関係性を把握するためにも便利です。とある企業へ営業を行っているとき、スムーズに提案が通らずにその企業の上層部へ直接アピールしたいと考えることもあるでしょう。名刺管理ツールを使用すれば、その企業の上層部の名刺がないかどうか確認することができ、見つかった場合に誰がどこで入手したのかという点まで知ることができたとします。接触したい相手と既に面識がある自社の社員を見つけることができれば、仲介してもらったり営業の際に同行してもらったりすることが可能です。特に大きな会社ほど、どの社員がどの顧客や取引先と接触したことがあるのか調べることが難しいと言えます。データ化して共有していない場合は、地道に聞き込みを行っていくしかないので非常に面倒です。名刺管理ツールを使って共有しておくのであれば、いつでも関係性を確認することができ、営業活動に役立てることができます。

担当者の振り分けにも活用することが可能です。営業担当者の決め方は会社ごとに違っていますが、名刺管理ツールを活用すれば簡単かつ効率的な振り分けを実現することができます。接触履歴などを参考にして、アプローチが成功しやすいであろう社員に担当を任せることが可能です。振り分け方が悪ければ効率的にアプローチすることができません。これまでの情報を参考にしながら、相性の良い組み合わせ、相性の悪い組み合わせを考えながら担当者を振り分けていくことができます。

個人プレーの営業からチームプレーの営業を目指すこともできます。昔は営業イコール個人プレーという風潮があり、営業担当者同士が協力することは少なかったです。成績を競うケースも非常に多かったと言えます。今でも契約獲得数が社内に貼り出されたり、営業部門の社員が競い合ったりすることは珍しくないはずです。変わっていない部分もありますが、昔よりは個人の成績ではなく会社全体の利益が重視されるようになりました。情報が共有されていないとチームプレーを実現することができませんが、名刺情報の共有によってこれが可能となっていることを知っておくと良いです。

引き継ぎが容易に行える

引き継ぎが容易に行えるという理由から導入されるケースも多いと言えます。退職や休職などを理由に担当者が変わる場合、前任者と後任者が話し合わなくてもある程度の引き継ぎを行うことが可能です。名刺管理ツールは名前や所属だけでなく、今までの接触履歴や商談履歴なども記載されていたり、詳しい情報が閲覧できる他のツールと連携されていたりすることが多いと言えます。引き継ぎの時間が十分に確保できない場合であったとしても、名刺をデータ化して管理しておくことで必要な情報は後任者が自由に閲覧できます。

役割分担のために活用されるケースも多いです。営業担当者が最初から最後まで特定の顧客の相手をするのではなく、段階に応じて担当者が変わるケースも増えています。商品やサービスの案内は営業担当者が直接訪問して行い、メールによる状況の確認などは総務部門、アフターフォローはコールセンター部門の人が行うなど、役割が分けて営業活動を行っている企業が増えつつあることを知っておくと良いです。何から何まで営業担当者が実施することになるとどうしても負担が大きいですし、特定の顧客に付きっきりになってしまうこともあるため非効率的になりやすいと言えます。段階ごとに別の社員がアプローチを行える状況にしておくと、役割分担のおかげで効率的にアプローチしたり商談を進めたりすることができるでしょう。

名刺をデータ化して共有するのであれば、このように多彩な方法で営業活動に役立てていくことができます。紙ベースのまま残しておくだけでは十分に活用することができませんが、名刺管理ツールを使って情報が活用できる状態にしておくことで有意義に活用できるようになることを覚えておくと良いです。名刺も大切な資産の1つだと言えますが、受け取った人が個人的に保管しているだけでは、せっかくの資産が眠っている状態になります。営業部門の社員はもちろんのこと、名刺管理ツールにアクセスすることができる社内全員が情報を活用できるようになるので非常に便利だと知っておきましょう。

 

新規案件獲得よりも、過去に接触した顧客の商談化が容易である

商談を成功させるために役立つ

名刺のデータ化や共有が重視されている理由には、商談を成功させるために役立つからという理由もあります。商談は新規顧客と既存顧客の両方で行うものですが、新規顧客の獲得は容易ではありません。顧客が求める機能を全て兼ね備えたリーズナブルな価格の製品を紹介することができたのであれば、今までに取引履歴がない相手であったとしても契約を行ってもらえる可能性があります。ですが、実際問題として顧客のニーズを全て満たす商品を紹介することは困難です。顧客は少しでも納得できる製品やサービスを選びたいという思いから比較検討を行うでしょう。比較検討が行われる際、製品やサービスそのものの品質や価格も重視されますが、企業や営業担当者も考慮するケースが多いと言えます。信頼できると感じている企業や営業担当者が提供するサービスであれば、見ず知らずの営業担当者と契約を結ぶよりも良いと考える人は少なくないです。そのため、過去に接触している顧客のほうが商談が成功する可能性が高くなります。

過去に接触している顧客に商談を持ちかけたいと考えていても、接触履歴を調べることができなければ面識のない相手ばかりに営業することになってもおかしくないです。調べる方法がないわけではありませんが、営業担当者ひとりひとりに過去に営業活動を行った相手であるか、イベントなどで接触したことがある相手なのかなどを聞き取り調査しなければなりません。膨大な労力がかかるため、結局効率的な営業を実現することができないと言えます。名刺情報をデータ化して共有している場合は、名刺が存在していることが接触していることの証だと考えられるでしょう。面倒な調査を行わなくても接触している相手だけ知ることができるので、効率的に商談に進めていくことができます。

自社の製品やサービスに興味を持ってくれている相手を狙ったりすることが重要

新規案件ではなく既存顧客に接触していこうという動きの企業は増えているものの、名刺管理ツールを取り入れていない企業では思うように既存顧客に接触できていないというケースが多いです。実は名刺管理ツールを活用したり他のビジネスツールと併用したりすることで、商談が成立しやすそうな顧客を見つけ出すことができます。前に接触したことがあれば全く接触履歴がない相手よりは信頼してもらえる可能性がありますが、これまで挨拶をしているだけのような深い関わりがない状態であれば信頼性によって商談成立を狙うことが難しくなるでしょう。つまり、よりスムーズかつ効果的な商談に繋げたいのであれば、今までに十分な接触経験がある相手を狙ったり、自社の製品やサービスに興味を持ってくれている相手を狙ったりすることが重要です。多機能な名刺管理ツールやビジネスツールを使用するのであれば、接触回数や接触内容で相手を絞り込むことができるため、商談に繋がりそうな人物だけを抽出して営業リストに加えることができます。名刺を入手した経路を入力しておくのであれば、複数の企業が出展するイベントでたまたま知り合っただけなのか、自社が主催するイベントに来てくれた人なのか見分けられるようになるでしょう。たまたま知り合った人と製品やサービスに興味を持って足を運んでくれた人では、商談の成功しやすさが大きく違います。前者に熱心にアプローチしてもその製品やサービスを求めていない可能性が高く、ツールを活用することによって関心度が高い顧客だけピックアップできたほうが良いと言えるでしょう。

企業を対象に行われた調査によって、社内にある名刺の7割から8割が放置されており、名刺が存在していたとしても誰も接触していない状態が1年以上続いているケースが多いと分かっています。多くの名刺を放置してしまっている企業の中には、面識のある顧客から商談に発展できそうな顧客を見つけることができず、結局新規案件獲得に力を入れることになっている企業もあることを知っておくと良いです。新規案件を獲得する場合は、全く面識がない相手から製品やサービスに興味がある人物や企業を探していく必要があるので大変だと言えます。時間がかかってしまう上に、多くのコストが必要となってしまうケースも非常に多いです。こういった事情を考慮しても既に接触している顧客との商談を成立させる方が容易なので、名刺のデータ化や共有を行って既存顧客に商談が持ちかけられるようにしておくべきです。

蓄積された名刺や顧客のデータを活用するのであれば、失注商談を掘り起こすこともできます。商談に発展したものの契約に至らなかったものを失注商談と呼ぶことができますが、過去に失注商談となった相手に再アプローチが行われるケースは少ないです。また断られるかもしれないというネガティブな気持ちから放置することになっているケースが多いですが、失注商談は大きな可能性を秘めていることを理解しておく必要があります。BtoBは取引金額が大きくなりますし、複数人の承認や経営者の意思決定などが必要となることも多いので、簡単に話がまとまらないこともあるはずです。前回上手くいかなかったとしても、商談まで進んでいるわけですから相手は製品やサービスに対して一定の興味関心を持っています。何がネックとなって商品の購入やサービスの利用を行ってもらえなかったのか分からないことが多いはずですが、失注理由を分析してからアプローチすれば成功できるケースも多いです。単に接触しているかどうかだけではなく、名刺管理ツールから失注商談の有無を確認することでも案件獲得を成功させやすくなります。

どんどん新しい顧客から案件を獲得していくことも大事ですが、これには時間もコストもかかるので既存顧客や接触済みの人物をターゲットにすることも視野に入れたほうが良いです。記憶を頼りにするだけではアプローチをかけるべき相手を正確に抽出することができませんが、名刺管理ツールを活用することによって多様な情報から総合的に判断を行いながらアプローチすべき相手を見つけていくことができます。名刺を無駄にすることなく商談化や商談成立も実現したいと思っているのであれば、こうした活用方法があることも覚えておくと良いでしょう。

 

個人情報漏洩リスクの低減

盗難・紛失リスク

個人情報漏洩のリスクを低減させるためにも名刺管理ツールを活用するケースが増えています。名刺1枚であっても立派な個人情報です。色々な人に配っているものだからと、ぞんざいに扱うことは許されません。薄くて小さなものであったとしても個人情報には違いがないので、確実に管理する必要があります。2017年には個人情報保護法の改定が行われていますが、このときに全ての企業が個人情報保護法を守らなければならないという決まりができました。改定前よりも更に個人情報の取り扱いが厳しくなり、情報を漏洩させてしまった場合は報告や罰則の対象となっています。顧客や取引先から受け取った紙の名刺をなくしてしまった場合も、報告義務がありますし罰則の対象にもなることを覚えておきましょう。名刺入れを入れた鞄を置き忘れた場合はもちろんですが、盗難で紛失した場合でも報告義務や罰則があることを忘れてはいけません。こうしたリスクを避けるためにも、名刺管理ツールで名刺が管理されるようになりました。データ化する場合、長期的に紙ベースの名刺を保有する必要がありません。名刺管理ツールを使ってデータ化することができたのであれば、シュレッダーにかけて紙の名刺を紛失することでの情報漏洩が防げるようになります。

個人情報の漏洩が危険であることは多くの人が理解しているはずですが、最近ではこうしたトラブルがあった企業の名前が広まりやすくなっていることに注意が必要です。ニュースで取り上げられるようなケースであれば、多くの人々の知るところとなってしまいますが、昔はそれほど大きな流出でなかったり中小企業における流出であったりすると一般の人に知られることが少なかったと言えます。現在でもニュースになるほどのレベルでなければコッソリと処理できると思うかもしれませんが、小規模な流出や中小企業におけるトラブルでも多くの人に知られる可能性が高いです。何故なら、昨今はSNSなどで情報を共有する消費者が増えており、不祥事があった場合はその内容に触れた投稿が増えます。商品やサービスを利用してくれていた人がSNSで個人情報の漏洩で被害を受けたなどと投稿すると、瞬く間にシェアされてサービスを利用していない人や社名を知らなかった人まで情報流出のニュースを知る可能性があるでしょう。個人情報が流出してしまえば、情報の持ち主である顧客や取引先にダメージを与えることになりますし、企業にとっても大きなダメージがあります。信頼できないという理由で取引をやめてしまう顧客がいても不思議ではありませんし。情報を流出させられた人物でなかったとしても、流出騒ぎがあったことを理由に候補から外そうと考える人もいるはずです。企業の印象を悪くしたり、サービスや商品の購入者を減らしたりすることにも繋がるので、個人情報漏洩リスクに注意して名刺をデータ化して保管するべきだと言えます。

データ保管のリスク

名刺管理ツールはクラウド上でデータを保管するものが多いため、この保管形式を理由に漏洩を心配してしまう人もいるでしょう。自社でサーバーを用意して保管する場合入りも個人情報漏洩の可能性が高いと感じられるかもしれませんが、近頃は堅牢なセキュリティであることが魅力のツールが増えています。そういったツールを導入するのであれば、不正アクセスなどや持ち出しによる漏洩のリスクを低くすることが可能です。名刺管理ツールには様々なサービスがありますが、セキュリティ性が高いものであれば閲覧や編集、データ取得などを厳しく管理したり制限したりすることができます。社内の誰でも閲覧や編集できる状態にしておくことも可能ですが、必要がないと感じられる場合は営業部門などの特定の部門だけ閲覧できる設定にしておくことも可能です。部門ごとに設定を変えるのではなく、個人単位で設定することができるため、営業部であっても入社したばかりの社員には編集やデータ取得の権限を与えないという設定にしておくこともできます。柔軟に権限を設定することができるので、顧客の情報を取得する必要がない社員が勝手に閲覧することを避けられますし、システムの利用に不慣れでミスをする恐れがある新入社員などにはまずは閲覧から始めてもらうこともできるでしょう。

注意が必要なのは、信頼できないツールを使用してしまわないことです。導入コストを抑えたいという理由から、無料で提供されているツールの利用を検討する人もいるかもしれません。ビジネスツールには有料のものが多いですが、無料で利用できるものも存在します。タダで使うことができれば名刺管理ツールの利用にお金がかからないので、会社にとっては嬉しいと感じられるでしょう。無料のサービスの全てが危険だとは言い切れませんが、安全と言えないのが現実です。ツールアプリをインストールする際にアクセス権を求められる場合があり、ここで許可をしてしまうと名刺に書かれた個人情報へのアクセスも認めたことになります。顧客の情報へのアクセスを認めてしまったことになり、悪用されても文句は言えません。個人情報漏洩問題で悩みたくないと考えるのであれば、このツールでコストをケチってしまうことはおすすめできないです。多少高額なサービスであったとしても、セキュリティ性の高さに定評がある名刺管理ツールを選んだほうが安心だと言えます。

名刺管理ツールを利用すれば、紙の名刺を紛失して個人情報を流出させるというリスクを減らすことが可能です。受け取った日にすぐにデータ化したりデータ化担当者に渡すことを徹底したりしておくと、個人がそれぞれ名刺を保管しているときよりも紛失しづらくなります。名刺管理ツールからの漏洩が絶対にないとは言い切れないものの、現在提供されている有料ツールにはセキュリティ性の高さを誇っているものも多いです。安全性が高いツールや実際に利用した人からの評判が良いツールなどを選び、自社にフィットする権限を設定した上で利用することがおすすめだと言えます。

紙ベースの保管にも漏洩リスクがあるので、セキュリティ性を信頼できるツールでデータ化を行うようにしておきましょう。

 

個人情報を正確に維持する

名刺管理ツールを活用するのであれば、取引先や顧客の個人情報を正確に維持できるようになります。撮影読み取りに対応しているツールであれば、よりこれを実現しやすくなるでしょう。名刺情報は手打ちで入力していくこともできますが、その場合は名前の漢字間違いや入力欄間違いが起こる可能性もあります。表計算ソフトなどを管理ツール代わりにすることもできますが、表計算ソフトではミスがあっても気づきにくいです。撮影読み取りが可能な名刺管理ツールを導入するのであれば、自分たちで打ち込まなくても名刺の情報をデータにすることができます。読み取る際に間違いが起こる可能性はないと言えませんが、近頃のツールは精度が高いものが多くなっており、手直しする必要はほとんどないとされていることも知っておくと良いです。仮に読み取りにミスがあったとしても、手入力で直すことができます。自分が入力していくだけでは間違いに気がつきにくいですが、読み取られた内容を確認していくので間違いに気がつきやすいという安心感もあるでしょう。名刺の中には一部の情報が手書きになっているケースもあります。会社の電話番号しか記載されていなかったが、ビジネス用の携帯電話番号も書いてくれたというようなケースもあるはずです。手書きの文字は読み取れないのではないかと思うかもしれないですが、撮影読み取りができる名刺管理ツールでは手書き文字も対応となっていることがほとんどなので安心だと言えます。データ化を行う際にミスが起こりにくい仕組みとなっているので、大切な顧客の情報を正しい内容で保管できるようになるはずです。

いつでも最新の情報にアップデートできる

いつでも最新の情報にアップデートできることもポイントだと言えます。名刺管理ツールは入力した内容を編集し直すことが可能です。イベントなどで名刺をもらったときには取引先の人に役職がついていなかったけれど、昇進して役職がついたことを知ったというケースもあるでしょう。入力済みデータに役職を追加しておくことができ、間違って役職名なしでメールや手紙を送ってしまうことがなくなるはずです。専用のツールを使用していない場合は、情報の修正作業が面倒であったり修正のための項目がなくて作業をし直すことになったりする可能性もあります。ほとんどの名刺管理ツールは柔軟に編集ができる仕組みになっていますし、項目も自由に追加することができるので古い情報を残した上で新しい情報を追加することも可能です。

すぐにデータが反映されることも、個人情報が正確に維持できる理由だと言えます。クラウドで利用できる名刺管理ツールはデータがリアルタイムで反映され、閲覧中に追加や修正が行われた場合でも変更に気がつけるようになっているケースが多いです。編集中の情報や未修正の情報を参考にして顧客や取引先へアプローチを行ってしまうことがあれば、正しい情報ではないことで相手を嫌な気持ちにさせたり相手からの信頼度が低くなったりする恐れがあります。名刺管理ツールを利用するとそのようなトラブルが起こる可能性は極めて低いので、常に最新の正確な個人情報を活用することが可能です。

データで残すことができるので勘違いが起こらない

メールや手紙を書くときにも個人情報が正確に維持できるという特徴もあります。名刺や顧客リストを参考にしながらメールや手紙を作成するケースが多いですが、その際に誤って入力してしまうケースは少なくありません。名刺管理ツールを利用する場合、連携するツールでメールを送ったり手紙を作成したりするときに名刺情報を転用することが可能です。わざわざ入力する必要がないのでミスが起こりづらくなります。差し込み機能を活用すれば送信相手の名前や役職名などが自動的に入力されるので便利です。せっかくメールや手紙を送ったとしても宛名や役職名が間違っていると大問題だと言えます。敢えて指摘されることがなかったとしても、名前を間違えられた、役職を間違えられたという記憶は深く残ってしまうことになるはずです。宛名を手入力しているのであれば、名刺管理ツールを導入して差し込み機能も使えるようにしておくことがおすすめだと言えます。

データで残すことができるので勘違いが起こらないという利点もあるでしょう。名刺を個人が管理していたときには、顧客や取引先について口頭で情報が伝えられることが多かったです。質問を行ったほうは自分でメモ帳などに記録を残しておくこともありますが、いずれにしても聞き手が正確なデータを保有できずに勘違いが起こることもありました。記憶や自分のメモを頼りにすると、勘違いや描き間違いからミスが発生する可能性があります。名刺管理ツールを利用するのであれば記憶やメモに頼る必要がなく、必要とする情報があるときはシステムにアクセスして正しい内容を確認することが可能です。

重複などを知らせてくれる

重複などを知らせてくれるところも、名刺管理ツールで個人情報を正確に維持できる理由だと言えます。名刺情報を登録するときには重複が起こることもあるはずです。複数の営業担当者が特定の人物と会っていることもあるでしょう。間違えて同じデータを2個登録してしまえば、メールや手紙などを作成するときに同じ人物に2通送ってしまうリスクもあります。全く同じ内容であれば重複に気づきやすいですが、結婚で苗字が変わった人の旧姓と新しい姓の名刺がある場合などは気がつきにくいはずです。名刺管理ツールを利用すると名前の重複がチェックできるだけでなく、会社などでグループ化することもできるので、グループの中に似た名前や情報があることに気づきやすく重複を見逃しにくいと言えます。

取引先や顧客の個人情報は正確に維持することが重要です。間違ったまま保有してしまうと、アプローチする際に名前や役職を間違ってしまったり、他の人と勘違いして話を進めてしまったりすることになる恐れがあります。ミスを笑って許してもらえることもあるかもしれませんが、名前や役職間違いなどは信頼失墜に繋がりかねないです。取引先や顧客の個人情報を社内で正確に保ちたいと思うのであれば、名刺管理ツールを活用する方法が便利であることを知っておくと良いでしょう。

 

お客さまの名刺情報を外出からでも社内でも検索できる

紙ベースの名刺を机の中に入れている場合は、いつでも内容を確認することができません。出先で確認が必要になってしまった場合は、社内で業務をしている人に連絡を入れ、机の中から該当者の名刺を探してもらうというような面倒なプロセスが必要になります。知りたい情報がすぐに知れないという煩わしさがあるだけでなく、他の社員に名刺探しを任せなければならないので、任せた相手の業務を遮ったり生産性を低下させたりすることになることも理解しておかないといけません。名刺管理ツールで情報が共有されている場合は、社内からだけではなく外出先からでも名刺情報がチェックできるようになります。誰かに頼る必要もなく、知りたいときに自分でサッと確認することが可能です。

業務のために便利なツールやシステムはパソコンから利用するものだと思っている人もいるかもしれませんが、名刺管理ツールの多くはスマートフォンのアプリでも使用できることが多いと言えます。出張やイベントの際に必ずしもパソコンを持ち歩いているわけではないはずですが、スマートフォンでも問題なく確認することができるので安心です。大量の名刺も重いパソコンも持ち歩く必要がないので、身軽な状態で移動できます。

閲覧できるだけでなく検索まで行える

何より、ただ閲覧できるだけでなく検索まで行えることが大きな魅力です。名刺管理ツールには登録されている情報を検索できる機能が搭載されていることが一般的で、様々な項目で自由検索やグループ検索が行えるケースが多いと言えます。膨大な情報から目当てのものを探すとなると多くの労力が必要になりますが、名刺管理ツールであれば色々なキーワードや条件を用いて検索することができるので便利です。当たり前のことではありますが紙の名刺を検索して探すことはできないので、知りたいことがある場合は持っている名刺入れを開けて1枚ずつ目当てのものを探していくことになります。名刺管理ツールであればそのような煩わしさがないので、情報の取り出しやすさから業務効率をアップさせることも可能です。ただし、利用するツールによって検索機能の詳細は異なっているため、シンプルなツールであれば複雑な検索ができないこともあります。使い勝手を重視するのであれば、検索機能が充実しているものを選んでおくことで外出先からの利用が便利になるでしょう。

先に述べたように情報の取り出しが簡単かつスピーディーなので、複数の営業先を回るときに次の企業を訪問する前に情報を確認することもできます。会社を出る前に全ての情報を予習しておくこともできますが、何件も回る予定があるときは内容を忘れてしまってもおかしくないです。メモなどを用意しておくことはできますが、荷物が増えますしリアルタイムで追加された情報まで知ることはできません。名刺管理ツールを営業先を訪問する際にも利用するのであれば、少ない荷物でも訪問先の情報を調べることができます。複数の社員がアプローチや商談に関わっている場合、他の人が最新情報を入手している可能性がありますが、名刺管理ツールを使うのであれば最新情報が確認できるので古い話を参考に営業することもなくなるでしょう。

外出先でも検索できる

名刺管理ツールには大量の顧客や取引先の情報が保存されているため、どこからでもアクセスできることに不安を覚える人もいるかもしれません。知らない人に画面をのぞき込まれるような場所で詳しい情報確認のために利用すべきではないと言えますが、個人情報流出防止のための仕組みもあるので外出先でものぞき見などに気をつけておけば問題なく使えます。顔認証や指紋認証、複数のパスワード認証などを行わないとデータを閲覧できないことが多く、スマートフォンを落として拾った人に情報が見られてしまう心配もありません。セキュリティ性が高いツールを選んでおけば、外出先からでも不安を感じることなく利用することができます。

外出先でも検索できるので、イレギュラーな事態に対応しやすいです。出張先や参加した企業イベントなどで見知った顔があったとしても、名前や勤め先が思い出せないというケースもあるでしょう。本人に名前や会社名を聞くことは失礼なので、思い出せないことを知られてしまわないように接触を避けることを選んでしまう人もいるはずです。顧客や取引先とは積極的に接触しておくに越したことはないですが、相手の情報を忘れてしまったせいで接触機会を失うと勿体ないと言えます。名刺管理ツールをスマートフォンから利用できる状態にしておけば、名前や所属が分からない人を見かけても話しかける前に情報を確認しておくことが可能です。何かしらの情報が分かっていると検索できるため、名前が分からないから詳細を調べられないという問題が起こることもないでしょう。

権限を与えられている人であれば、検索に加えて編集も外出先から行うことができます。訪問先で保管している顧客情報にミスや変更があることに気づくこともあるはずですが、外出先から検索や編集ができないと社内で働く人に編集を行ってもらったり、帰社まで情報にミスがある状態になったりするでしょう。名刺管理ツールはいつでもどこでも検索も編集も行えるので、素早く情報を修正することができます。会社に戻ってから編集しようとしていたことを忘れることもなくなり、間違った情報を保有し続けるという問題が起こりにくいツールだと言えるでしょう。

名刺管理ツールは社内で利用するものだと思っていた人もいるかもしれませんが、外出先からでも確認することができる便利なものです。パソコンを持ち運ぶ必要もなく、専用アプリやブラウザから検索や閲覧を行うことができます。訪問営業を行っている最中に名刺情報がなくて困った経験がある人は多いはずですが、名刺管理ツールを導入しておくことによってそうしたトラブルが避けられるようになるでしょう。名刺を持っていたりデータ化していたりしても必要なときに取り出すことができないと意味がないです。紙の名刺や表計算ソフトでのデータ化などは不便に感じられる部分も多いので、便利さを求めるのであれば名刺管理ツールを利用するべきだと言えます。