全社的な協力を得る必要がある
DXを推進するためには、全社的な協力を得る必要があることを理解しておく必要があります。
現在ではどのような企業でもDXを推進するべきだという動きが広まっていますが、簡単に始められることではありません。
一社員が実施するべきだと思っても自分だけでどうにかできる問題ではないと言えます。
権限のある経営者が実施すべきだと考えた場合でも、経営者が行動すればどうにかなるわけでもないです。
会社全体の協力が必要不可欠であることを理解した上でDXを推進していくことになるでしょう。
DX推進は単なるデジタル化ではないと言えます。
便利なツールやシステムを取り入れるだけではなく、全体的なシステムやフローを見直すことになるケースがほとんどです。
今までツールやシステムに頼らない経営体制であった場合は、組織やビジネスモデルの抜本的な見直しが求められるかもしれません。
一部だけで取り入れることができるものではないので、全部署や全社員に協力を求めることになります。
全社的な協力を得ることは、決して簡単なことではないと言えるでしょう。
経営者が推進を宣言すればどうにかなると思うかもしれませんが、実際に現場で働く人の協力がなければDXを推進していくことはできません。
これまでのやり方で問題ないと考えていたり、新たなシステムやツールを導入すること、やり方を大きく変えることに反対的な意見を持っていたりする人が多ければ、スムーズに計画を進めることはできないはずです。
企業がDXを推進することの重要性を理解する人は増えつつありますが、全ての人が理解しているわけではありません。
重要性を理解しないままでは、新しいやり方を取り入れることを宣言するだけでは納得してもらうことができないはずです。
協力を求める際には全社員にDX推進の重要性を説明することから始めることになり、説明で納得してもらうことができて初めて計画を進めていくことができるでしょう。
会社全体に協力してもらうためには、経営層がDX実現を強く打ち出すことが大切です。
何となく取り入れようとするようなやり方では、会社全体を変えることはできません。
目標や予算を明確に設定し、ハッキリとした計画を立てておくことが大事です。
戦略づくりも大切であり、明確かつ合理的な内容に仕上げることで、全社員を納得させられるようになるでしょう。
経営層が計画をきちんと立てておくことで社員から理解が得やすくなるだけでなく、失敗するリスクを下げることができるというメリットも得られます。
手探りで始めることになるケースが多いですが、無計画では当初の目標を達成することができない仕組みになってしまったり、投入するコストを間違えて立ち行かなくなってしまったりすることがあるので危険です。
初めて実施することなので手探りになる部分があることは仕方がないですが、無計画であることは問題だと言えます。
計画性のあるDX推進であれば従業員から協力が得られやすいですし、実際に計画を開始したときにスムーズに進められるので社員から不満が起こりにくくなるでしょう。
ありがちな失敗としては、情報部門やシステム部門への丸投げをあげることができます。
IT技術や便利なツール・システムを活用することになるので、どうしても情報部門やシステム部門に頼ることが多くなりがちです。
けれども、丸投げしてしまうようなことがあればスムーズなDX推進を実現することができません。
特定の部門だけに重い負担がのしかかってしまいますし、部署間での協力や情報伝達が難しく、円滑に進まないという問題が発生する可能性が高いです。
情報部門やシステム部門の力を借りること自体は問題ではありませんが、経営層が丸投げするのではなく、あくまでも力を借りるというスタンスで計画を進めていくことが大切だと言えます。
確実なDX実現のためには、経営層が舵を取り、全ての部署や社員に情報を与えたり協力を求めたりすることが大事です。
関係のない社員は1人もいないという考えを持っておく必要があります。
たとえば、工場で製品をつくって出荷しているような企業であれば、製品づくりに携わる人はDX推進と関係ないと思うかもしれません。
営業部門や受発注を行う部門、工場で機械の稼働や保守管理を行っている人は新しいシステムやツールの影響を受けやすいと想像できるはずですが、現場で働く人も影響を受けることになります。
システムや体制が大幅に変わってしまうのであれば、工場で働く人々も違った働き方や作業が求められるようになる可能性が高いです。
他の職種や部門でも同じであり、実店舗で接客を担当する社員には関係がないなど、決めつけてしまうことがないようにしてください。
普段からシステムやツールを使わない社員や部署を排除してDXを推進しようとする企業もありますが、全く影響を受けない部署や社員はありません。
単なるデジタル化ではないからこそ、会社全体の協力が必要になることを理解しておくべきです。
前向きにDX化を受け止めることができない社員もいるかもしれませんが、経営層の判断で無理に進めるべきではありません。
計画段階や導入初期の段階では一部部署や社員だけの影響になるかもしれませんが、最終的には会社全体に影響が及びます。
そのときに新しい体制を受け入れてもらうことができなければ、DX化を成功させることができないです。
新しいことを取り入れるときには少なからず反対意見が出てしまうものですが、経営層の権限を持って強制的に話を進めていくのではなく、全ての従業員に納得してもらえる形で実施していくことが重要です。
全社的な協力を得るためには、まずは経営層が主体となって方針を決定し、全体に説明する機会を設ける必要があります。
説明を受けた社員の声を反映させて方針を修正したり詳細な計画を立てたりすることが大事ですし、特定の部署や人だけに情報を伝えるのではなく、全体のこととして情報を伝達するようにしてください。
こうした点を意識しながらDX推進を行っていくことによって、これをスムーズに実現できる可能性が高くなると理解しておきましょう。
既存システムの見直し・移行は大掛かりな作業になる
大掛かりな作業になってしまうことも、DX推進における大きな障壁だと言えます。
既存システムの見直しや移行は簡単な作業ではありません。
現在稼働している全てのシステムを1つずつ見直していき、無駄を省いたり効率化できる部分を見つけ出したりする必要があります。
日本企業の多くはレガシーシステムと呼ばれる、属人化やブラックボックス化が起こりやすいシステムを取り入れており、最新のシステムやツールと連動させることが難しいです。
レガシーシステムから脱却するためにDXを推進していく必要がありますが、レガシーシステムだからこそ見直しを行うことが難しくなりがちだと言えます。
特定の部署や社員しか理解していない部分が多い、情報を簡単に見直したり整理したりできないことを理由に作業が難航しやすいです。
新しいシステムやツールであれば何を取り入れても良いというわけではなく、自社に合ったものを取り入れる必要があります。
最適なものを選ぶためには現状の把握や問題点の洗い出しが必要ですが、その作業に長い時間が必要となりがちなことを理解しておく必要があるでしょう。
DX化が完了するまで本来の業務を停止することはできないはずです。
本来の業務をこなしながら、既存システムの見直しを行う必要があるので、かなり大変な作業になってしまうでしょう。
既存システムの見直しに多くの社員が携わる必要があることも知っておくべきです。
今までシステムを利用していた人だけが見直しを行えば良いと思うかもしれないですが、それだけでは正しく現状を把握したり問題点を見つけ出したりすることができません。
新システムの導入をサポートしてくれる情報部門や決定権を持っている経営層だけでなく、関連する部署全体に参加してもらう必要があります。
たとえば、製造現場の製造数などを管理するシステムを見直す場合は、現場で働く人と情報部門のみが話し合えば良いと思うかもしれません。
ですが、実際には受発注作業を行っている部署や完成したものを検査する品質保証部なども話し合いに参加したほうが良いケースが多いです。
DX推進の際には部署間の連携性を高めることも重要なので、特定の部署や人だけではなく、関連する部署などにも協力してもらう必要があります。
話し合いに参加すべき人が増えるほどスケジュール調整などが大変になるので、思うように見直しが進まないという問題が発生しやすいと知っておくべきです。
それまで使用していたシステムの見直しと問題点の洗い出しが終わっても、すぐに新たなシステムが使えるようになるわけではありません。
見直しなどの結果を踏まえて最適なシステムを構築したり、最適なツールを導入したりする必要があります。
最近は利用することができるシステムやツールの数が膨大なものになっているので、選定作業にも多くの時間を費やすことになるでしょう。
選定に失敗しないようにするために慎重になる必要があるので、移行前の作業も大掛かりなものになると理解しておくべきです。
そして、移行先が決まった後も作業は大変だと言えます。
移行前のシステムに記録された内容をそのまま新システムに連携できるような場合は比較的スムーズに作業を進めることができますが、そうでない場合はかなりの時間を要することになるはずです。
データをそのまま移行できなければ手作業で入力していくことになります。
顧客情報管理システムを例にあげると、既存システムのデータを反映させることができなければ、手入力で1件ずつ顧客名や電話番号、住所やメールアドレスなどのデータを打ち込むことになるでしょう。
アナログな方法で管理を続けていた場合も移行作業が大変です。
デジタルデータがある場合は、コピーと貼りつけの作業によってデータが移行できる可能性もあります。
しかしながら、紙だけで記録を残している場合は完全に手作業となってしまうでしょう。
その上、フォーマットが決まっていなければ情報を拾い上げることも大変です。
小さな企業の場合は営業マン1人1人が顧客の情報を持っていることも多く、それぞれの社員が持っている情報を集めてまとめる作業もかなり大変だと言えます。
移行が完了するまでは、これまで使っていたシステムを使える状態にしておかなければならないという点にも注意が必要です。
システムが利用できない状態になってしまうと、業務に支障が出てもおかしくありません。
移行が完了して問題なく運用できることが明らかになるまでは、既存システムを停止させることができないです。
旧システムと新システムの両方が使える状態にしておくことが好ましいので、サーバーを増設する必要が出てくるなど大掛かりなものとなってしまう可能性が高いと言えます。
同時に複数のシステムを新しくしなければならないケースがあることも、移行の大変さに繋がっていることを理解しておきましょう。
1つずつ着実に作業を行っていけば良いと思うかもしれませんが、既存システムを連携させて使用していた場合は要注意です。
顧客管理システムを情報蓄積のためだけでなく、コールセンターや営業支援ツールと連携させて活用しているケースも多いと言えます。
いずれか1つだけを新しいものに切り替えてしまうと、上手く連動させることができずに業務に支障をきたす可能性が高くなるので要注意です。
複数のシステムを連動させていた場合は支障が出ないようにしたり、最小限になるように工夫したりする必要があるでしょう。
このように、既存システムの見直しから移行は大掛かりな作業になる可能性が高いです。
計画的に遂行しなければ、システムを利用することができずに業務に支障が出てもおかしくありません。
レガシーシステムは改修の際に影響する範囲が広大になりやすいことを理解しておき、大掛かりな作業になることを覚悟してから計画を進めることが大切だと言えます。
部分的に見直しや移行を行うのではなく、全体的な計画を立ててから実行することが重要です。
DX推進を成功させたいのであれば、大規模な作業であることを踏まえて、一貫性のある開発作業となるように工夫していくことを忘れないようにしてください。
結果が出るまでに時間がかかる
DX推進を開始すればすぐに結果が出るわけではありません。
結果が出るまでにはある程度の時間がかかってしまうことを理解した上で、DX推進を始める必要があります。
確かに、新しいシステムを組み込めばその恩恵をすぐに感じられることもあるかもしれないです。
情報を素早く入手できるようになった、他の部署に素早く情報を伝達できるようになった、過去のデータを照会できるようになったなどの恩恵が感じられることもあるでしょう。
ですが、本当の意味での結果は最低でも３年から５年の期間が必要だとされています。
便利なツールやシステムを導入すれば、ただちに業務効率化が実現できるわけではありません。
まず、社員がツールやシステムを使いこなせるようになるためにはある程度の期間が必要となります。
IT技術の活用を得意とする人材や入社したばかりの人材であれば、比較的素早く知識を吸収したり活用技術を身につけられたりする可能性が高いです。
一方で、IT技術の活用が苦手な社員やこれまで他のシステムを使っていた社員が多い場合は、なかなか定着しなくてもおかしくないと言えます。
半年や1年などの長い期間をかけてようやく使いこなせるようになるケースもあるので、そもそも社員がシステムを使いこなせるまでに長い時間が必要になると理解しておきましょう。
社員がシステムを活用できるようになっても、すぐに分かりやすい結果に繋がるわけではありません。
売上アップや顧客獲得数増加などを目標にする企業は多いですが、こうした目標を短期間で達成することは難しいです。
実店舗のみで販売を行っていた企業がオンラインショップの経営をスタートすれば、一気に売上が伸びると考えてしまう人も多いと言えます。
購入できる場所が増えるので売上や顧客数が増えそうだと思うかもしれませんが、投入したコストに見合った結果が出るようになるまでには長い時間が必要となることが多いです。
新たな取り組みを始めれば、すぐに顧客が興味を示してくれたり利用してくれたりするわけではないと言えます。
継続的にPR活動を行っていったり、利用者が少しずつ増えることで口コミが広がっていったりするので、必ずしも迅速な効果が期待できるわけではないと理解しておくことが大事です。
結果が出るまでに長い時間を要することを理解していない企業は多く、DX推進を開始して早い段階で計画を取りやめてしまう企業もあります。
半年や1年などのまとまった期間を費やしても思うように効果が出ず、プロジェクトを中止にしてしまう企業は少なくありません。
実際のところ、1年程度で納得できるDX化を実現できる企業はほとんどありませんし、２年や３年の期間を費やしても十分な結果が得られない企業がほとんどです。
DX推進はすぐに完了できるものではなく、長い時間を費やしつつ抜本的に制度や会社を変えていくものだと理解しておく必要があります。
新たなシステムを導入したり制度を取り入れたりしても、すぐに諦めてしまえば意味がないです。
もちろん、ときにはシステムや体制に変更を加えなければならないこともありますが、短期間で見切りをつけてしまうべきではないと言えます。
長い時間を要することを理解していない企業は、最適な予算や人材が確保できていないケースも多いです。
結果を出すまでに1年必要と考えている場合と５年必要と考えている場合では、確保している予算や人材にも大きな違いが生まれることになります。
予算が人材が不十分でプロジェクトを続けられないというケースもあるので、最低でも３年から５年の期間が必要となること、場合によってはそれ以上の期間が必要かもしれないことを理解した上で予算や人材を確保しておくことが大事です。
カツカツな状態ではやめざるを得ない状況になってしまうので、余裕を持たせておくことをおすすめします。
DX推進を目的として新たなシステムを導入するときには、収益がアップすることを想定してコストを投入する企業が多いです。
何年後にこのくらいの収益を得ることができるはずだから、この金額のシステムを購入しても問題ないというような決め方をする企業もあります。
DX推進の目的には収益アップも含むことができるため、いずれ収益が増えると考えることは悪いことではありません。
しかし、期間を短く設定することによって、その期間までに目標収益を達成できない可能性があります。
DX化で増えた収益を資金に回すことを想定して計画を立てる企業も多いですが、結果が出るまでの期間は明確に分からない部分なので注意しておきましょう。
また、社員がこれを理解していない場合も大きな問題に繋がります。
売上や収益がアップすれば給与アップやボーナスアップが期待できると考え、DX化に積極的になる社員も少なくありません。
社員の協力なしでは進めることができないDX化ですが、ある程度の期間を要することを知らせておかなければ、いつまで経っても待遇が変わらないという不満が出てもおかしくないです。
DX推進のメリットを社員に説明する際に、企業の成長による待遇改善をあげる企業もありますが、なかなか実現しなければ社員の反発心やモチベーション低下に繋がったりすることになる可能性が高いと言えます。
コスト面の問題だけを考えると結果が得られるまでの時間は経営層だけが理解しておけば良いと思うかもしれませんが、実は社員に影響を与える可能性があることも理解しておく必要があるでしょう。
これまで積み上げてきたシステムを大きく変えていくことになるので、長い時間が必要になるのは当たり前だと言えます。
一朝一夕で結果が出ることではないことを会社全体の共通認識にしておくことが重要です。
成功までに長い時間が必要になることを知らなければ、プロジェクト中断や社員の不満などの問題を引き起こしかねません。
長い目で見て資金計画を立てたり人材を確保したりすることが必要となります。
新しいシステムを導入することができれば終わりというわけではないです。
最終目標の達成まで長い道のりであることを十分に理解し、DX推進を始めることが大切だと言えるでしょう。
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