導入スピードが早い
SaaSを選ぶことにはたくさんのメリットがありますが、導入のスピーディーさが大きな魅力として知られています。
ソフトウェアの導入にはいくつかの種類がありますが、この方法が最もスピーディーです。
手続きを済ませると、すぐに利用を開始できることが魅力的だと言えるでしょう。
SaaSを使用しない場合の導入スピード
SaaSではなくパッケージ製品を使いたい場合は、まずは必要な製品を購入するために時間がかかります。
家電量販店などで販売されている製品もありますが、企業がビジネス目的で使用するものはベンダーの公式ホームページなどで購入しなければならないことが多いです。
インターネットや電話で注文する場合は、実際に製品を受け取るまでに数日から1週間ほどの日数が必要となります。
製品が届けばすぐに使い始められるわけではなく、最初にインストールをする必要もあります。
インストールは30分や1時間などの比較的短い時間で終わるものもありますが、企業が使う製品はインストールに数時間必要になることも珍しくありません。
インストール完了後は各種設定を済ませる必要もありますし、複数の端末で利用する場合は社員それぞれが作業をしなければなりませんし、担当者がいる場合でも社員のデスクを回って時間をかけて導入作業を行うことになります。
自社でソフトウェアを開発したり構築したりする場合も膨大な時間がかかるでしょう。
こちらの方法を選択する場合はパッケージ版よりも導入期間が長くなり、数か月の期間が必要となることが当たり前です。
SaaSを使用する場合の導入スピード
もしも、SaaSを選択するのであれば、インターネットなどで利用登録を済ませると、すぐにでも利用を開始することができます。
詳細な流れは利用するサービスごとに違っていますが、基本的には公式ホームページに用意された申し込みフォームから利用登録の申し込みを行うことになるでしょう。
担当者から電話がかかってきたり、メールが送られてきたりするので、希望や条件を伝えたり契約内容を確認したりして手続きを済ませます。
手続きが完了するとSaaSを利用するためのURLやID、パスワードなどが通知されるので、知らされた内容でログインを行えば利用することが可能です。
パッケージ版のようにソフトウェアをパソコンにインストールする必要もなく、素早い導入を実現することができます。
直接会社を訪問して契約を行うようなサービスもありますが、SaaSは基本的にオンライン上のやり取りで利用手続きを完了できるところも魅力的です。
インストール作業が大変？
パッケージ版を利用する場合、従業員が自分でインストール作業を行うのであればスムーズに導入できない可能性が高くなります。
デジタル機器の取り扱いを苦手としている人であれば、光学ディスクをセットする場所を見つけることができたとしても、どのようにインストールを進めれば良いのか分からない可能性が高いです。
ディスクを読み込むと自動的にフォルダが開かれたりポップアップが表示されたりすることがほとんどですが、パソコン操作に疎い人であれば間違って消してしまったりする可能性もあります。
ソフトウェアが保存されている場所が分からなかったり、インストール先としてどのフォルダを指定すれば良いか分からなかったりする人がいてもおかしくありません。
インストールしたつもりが上手くいっていないというトラブルが起こる可能性もあり、結局こうした作業を得意とする社員が不慣れな人の端末でもインストール作業を行うことになるでしょう。
SaaSはインストール作業がいらない！
SaaSを選べば分かりづらいインストール作業は一切必要ありません。
普段利用しているブラウザ上でソフトウェアを使うことができるので、スムーズに利用を開始することができます。
メールに記載されたURLをクリックし、メールにあるIDとパスワードを入力すれば簡単にログインできるケースが多いです。
パソコン操作が苦手な人でも問題なく作業が進められるようになっているので、初めて便利なシステムやツールを取り入れようと考えている企業にもおすすめだと言えます。
とにかく導入スピードが早い
自社ソフトウェアの場合は開発さえ済めばスムーズに導入できると思う人もいるかもしれません。
けれども、実際にはスピーディーな導入が難しいです。システムを稼働させるためには安定したサーバーの稼働も必要となります。
実際に稼働してみると、動作が安定しないという問題が発生して上手くソフトウェアを利用できないことも多いです。
SaaSを利用するのであればベンダーが提供しているサービスを利用することができます。
ベンダーが用意している安全に稼働しているサーバーやアプリケーションを利用することができるので、導入直後にサーバーやアプリケーション由来のトラブルが起きるリスクはほとんどありません。
トラブルを経験することなく利用を始めることができるため、素早くソフトウェアを取り入れることができます。
申し込み当日に利用できる！
一般的にSaaSを選ぶ場合は申し込み当日に利用できますし、申し込むタイミングが悪くても数日以内に利用できると考えておいて良いです。
営業日でなければ申し込みへの対応を行っていない可能性がありますが、その場合でも数日後には対応してもらうことができます。
申し込みを行った当日中に利用が開始できるケースが非常に多いですし、対応に少々時間がかかるサービスでも2営業日から3営業日でSaaSを使い始められることがほとんどです。
パッケージ版は製品そのものが届くまでに時間がかかりますし、届いても他の業務が忙しければすぐに利用できる体制に整えることができません。
自社開発はもっと時間がかかってしまうので、とにかく素早い導入を望んでいるのであれば向いていないと言えます。
SaaSを使うことには数多くのメリットがありますが、導入スピードが早いことは大きな魅力の1つです。
別の方法を選択する場合と所要時間や日数を比較すれば、SaaSは圧倒的なスピードで取り入れられるものだと分かるでしょう。
手間をかけることなくスピーディーに利用開始まで辿り着くことができるので、素早さと手軽さの両方を重視しているのであれば、ソフトウェア導入時にはSaaSの利用を積極的に検討してみることがおすすめだと言えます。
コスト削減
コスト削減が実現できることも、SaaSサービスを導入することのメリットです。
特に自社開発や自社で構築を行う場合は膨大なコストが必要となります。
簡易システムであれば20万円から50万円ほどで開発できることがありますが、本格的なシステムになると200万円から500万円程度の費用が必要になってもおかしくありません。
それ以上の費用を必要とするケースもあり、莫大な資金を投入することになります。
スペックに応じたハードウェアが必要となるだけでなく、開発を行うための人件費も必要です。
構築を委託する場合は委託費用としてより高額な費用になるでしょう。
完成すれば終わりではなく、保守や管理のためにもコストが発生するため、自社開発や構築を選びたいのであればたくさんの資金が必要不可欠だと言えます。
SaaSを利用する場合のコスト
SaaSを利用する場合は、自社開発や構築のときのような費用がかかることはありません。
規模が小さな会社であれば無料で利用できるものもありますし、月々1,000円から5,000円程度で利用できるケースも少なくないです。
会社の規模が大きくなったり、利用したい機能が増えたり、専門的なサービスを利用したりする場合は費用が高くなりますが、それでも月々の負担はそれほど大きくないものを選ぶことができます。
パッケージ版も比較的安価な料金で導入できるのではないかと考えるかもしれませんが、パッケージ版も初期導入費用は高額です。
SaaSは毎月料金を支払うことになりますが、パッケージベースであれば最初に一括で支払いを済ませておく必要があります。
一気に多額のお金が出ていくことになるので、初期費用を十分に用意することができないという場合にもSaaSが最適です。
SaaSのコスト削減方法
必要な機能だけを選んで利用する
使用する機能を自社で決められるSaaSもあります。使える機能や利用できる人数ごとにプランが決定しているケースもありますが、必要なものだけ選んで利用できるサービスもあることを知っておくと良いです。
基本的な機能だけを使用したい場合は低価格で利用できることが多いですが、特別な機能が多く採用されているものを選ぶと費用が高くなりやすいと言えます。
もちろん、搭載されている豊富な機能を必要としている場合は値段に見合った価値があると思えるはずですが、一部の特別な機能のためにプランをグレードアップすると損をした気分になるはずです。
パッケージ製品は変更を加えてもらうことができないので、不要な機能があっても必要な機能がしっかり揃っているものを購入することになりますが、SaaSであれば必要な機能だけを選んで利用することができます。
基本的な機能に特別な機能を1つだけ加えるというような希望が叶えられることも多いので、余分なものを排除してコストを抑えることができるでしょう。
保守管理を行ったりバックアップ体制を用意したりしなくて良いSaaSを選ぶ
自社で保守管理の体制を用意しなくて良いこともコスト削減に繋がります。
ソフトウェア開発や構築を自社で行う場合はもちろんですが、パッケージ版をインストールして使う場合もいざというときに備えて作業を行う必要があるでしょう。
SaaSはクラウド上にデータを保存することができますが、自社のソフトウェアやインストールしたソフトウェアはパソコンやHDD、USBなどを活用することになります。
常にバックアップが取得できる体制を構築しておいたり、定期的にバックアップを取得したりことが大切です。
クラウド保存の場合と違って、停電や機器の故障が原因でデータが失われる可能性があります。
SaaSを利用するときにはベンダーが用意する大容量のサーバーでデータが確実に保管されていますが、他の方法では万が一の場合に備えた対策にもお金をかけることになるでしょう。
既存のバックアップメディアがある場合はそれほどお金がかからないかもしれませんが、容量の大きなデータでは高額なバックアップメディアを用意することになります。
専任者を配置する場合は人件費もかかるので、余計なコストがたくさん発生することになるでしょう。
保守管理を行ったりバックアップ体制を用意したりしなくて良いSaaSを選べば、コストを節約することができます。
無料版・トライアル版を利用する
SaaSは無料版やトライアル版が利用できるケースが多く、これによってコストを削減することも可能です。
長ければ1か月ほど無料でサービスを利用することができ、実質初月無料となることもあります。
一定期間内であれば通常の3割引きで試すことができるなど、お得なキャンペーンが実施されているサービスも多いです。
無料版やトライアル版を利用することで初月の利用料金を節約することができますし、お試し版を使用することで本当に自社に合ったサービスが選べるようになることも魅力的な部分だと言えます。
パッケージ版を購入する場合、公式ホームページ上にあるデモ版を試すことはできても、実際の利用シーンで使い勝手を試すことは難しいです。
実際に業務で使ってみると相性が悪かったと感じても、導入費用が高いパッケージ版を買い替えるとコストが高くなります。
SaaSは事前にお試し版を利用することでサービスを乗り換えることになる可能性が低いですし、新たなサービスに切り替える際に莫大なコストが発生することもありません。
必要な機能を選別して利用することでコスト削減ができる！
便利なシステムやツールを導入することができても、コストが高すぎることは問題です。
費用対効果が高ければ他の部分に資金を投入することが難しくなったり、財政状況が悪化したときに高いシステムやツールを選んだことを後悔することになったりするでしょう。
SaaSを選んでおけば毎月負担しやすい料金で便利なソフトウェアを使うことができますし、高い初期費用や保守管理費用、バックアップ費用や乗り換え費用が発生するリスクも小さいです。
利用人数が少ないケースや通信料が少ない場合は、無料登録で利用できるサービスもあるので便利だと言えます。
企業のデジタル化を推進するためには、新しく導入するソフトウェアが1つでは足りない可能性が高いです。
必要なものをしっかり取り入れるためにもコスト削減できるサービスを選ぶことが大事であり、SaaSが最も最適なサービスであると理解しておくと良いでしょう。
インターネットにつながればどこからでも利用可能
インターネットに接続できるのであれば、どこからでもSaaSを利用することができますが、これも大きな魅力だと言えます。
従来の導入方法では、アクセシビリティが悪いという問題が生じることも多くありました。
社内のパソコンにソフトウェアをインストールするのであれば、インストールしたパソコンでなければソフトを使うことができません。
自社でソフトウェアを開発する場合も、社内に設置されたサーバなどにデータが保存されているので、社外からアクセスすることは難しかったです。
SaaSはインターネットを経由して利用できるものなので、社内からでも社外からでも使用することができます。
利便性が飛躍的に向上しているため、幅広いシーンで便利なソフトウェアを活用することが可能です。
外回りや出張の際も活用できる！
外回りや出張のときにも、SaaSであれば活用できます。1日のうちに何か所か訪問する場合は空き時間ができてしまうことがありますし、出張中は移動時間を持て余してしまうことも多いです。
パソコンやスマートフォン、タブレットなどを持ち歩いていたとしても、SaaSを利用していなければできる仕事が限られてしまうでしょう。
SaaSを利用しているのであれば、空き時間に訪問先の情報や進捗状況などを登録することも可能です。
近頃は営業支援のためのSaaSも増えており、こういったものが利用できるようにしておくことも便利だと言えます。
社長や役員が社外にいても利用できる
一般社員が外回りや出張を行っているときだけでなく、社長や役員が社外にいるときにもSaaSを利用してもらうことが可能です。
ソフトウェアを用いることで様々な業務がこなせるようになっていますが、社長や役員などから承認を受けなければ次の作業に進めないこともあるでしょう。
社内にいなければ閲覧できないソフトウェアを利用している場合は、スクリーンショットを添付するなど、ひと手間かけて内容を確認してもらうことになります。
SaaSを利用していれば社外からでもサービスにアクセスすることができるので、わざわざ別の方法で内容やデータを送ってもらわなくてもスムーズに確認作業や承認作業を行うことができるでしょう。
社長や役員が不在のときにはこうした理由で業務が滞ってしまうことも少なくないですが、インターネットがあれば利用できるサービスを選べば問題を解消することができます。
複数の拠点からでも利用できる！
複数の拠点がある場合も柔軟にサービスを利用することが可能です。
SaaSの中には複数拠点に対応しているものも多くなっており、営業所や支社、工場などがたくさんあるケースでもソフトウェアを共有することができます。
営業所が違ったとしても、共通してデータを蓄積する必要があるケースも多いです。
たとえば、顧客情報をゲットした場合、一部の店舗の顧客情報管理システムだけに登録しておくより、共通のシステムに登録しておいた方が便利だと言えます。
同じ顧客が他の店舗を利用する可能性もあるので、情報を共有しておくと便利です。
実店舗とオンライン業務に携わる本社両方からアクセスできるSaaSに登録すれば、リアルとオンライン両方で最適なアプローチを実現することもできます。
日本国内に複数の店舗や営業所がある場合だけでなく、海外に拠点がある場合も使えるケースが多いです。
海外とは時差の関係から連絡を取りづらくなることも多いですが、気軽にコミュニケーションを取ったり情報を共有したりすることが可能なSaaSを採用しておくと、海外拠点とも円滑なコミュニケーションや情報共有を実現できます。
テレワークにも対応できる！
テレワークに対応できることも魅力的なポイントです。
近年ではテレワークを推進する企業が増えていますが、自宅からでもスムーズに仕事を行う環境が形成できていなければテレワークは失敗してしまうことになります。
家で仕事をするときにできることが限られてしまうと、終業時間を迎えていないのに手をつけられる業務がなくなる可能性が高いです。
SaaSを用いるのであれば、自宅もしくはコワーキングスペースを利用して働く人も様々な業務に取りかかれるようになります。
テレワークを導入したいけれど、社内でなければできない業務が多いことを理由に導入を断念する企業も少なくないです。
SaaSを積極的に取り入れることによって、場所に関係なくソフトウェアを利用することができ、柔軟な働き方を実現することができます。
残業時間の短縮に貢献！
残業を減らしたり会社での残業を少なくしたりすることができる点も大きなメリットです。
パッケージ版はインストールしているパソコンでなければ利用することができず、限られた社内パソコンに導入している場合はソフトを利用したい人の列ができるようなこともあります。
同じシステムを利用して各社員が登録を行うような作業がある場合、業務時間内に登録をこなせない可能性が高いです。
SaaSにすればインストールに関係なく利用することができるので、インターネット接続ができる他のパソコンやタブレットなどでソフトウェアが使えるようになります。
どうしても終わらせなければならない仕事があるときでも、私物パソコンや支給された端末からアクセスできるのであれば、会社に残らずに家で仕事を行うことが可能です。
業務時間内に仕事が終わらなくても、持ち帰って仕事を行いやすいので、帰宅して家族と一緒に食事を行った後に作業に戻ることもできます。
労働環境を変化させたい企業は導入するべき
SaaSはインターネットの接続環境があれば利用できるものなので、これまでに実現できなかった働き方を叶えることができるでしょう。
無駄な時間を削減したり、空いた時間を有効活用したり、フレキシブルな働き方や業務効率アップを実現することも可能です。
社内のみで使うことになるパッケージ版などと違って便利なので、労働環境を変化させたい企業は積極的に取り入れるべきだと言えます。
セキュリティが気になる人もいるかもしれませんが、機密情報は特定の人物しか閲覧できないように権限を設けておくこともできるため、安心して色々な場所から利用することができるでしょう。
ソフトウェアは便利なものですが、更に便利にしたいのであればSaaSサービスの利用を開始してみることがおすすめです。
まとめ
企業がSaaSを取り入れることには、とても多くのメリットが存在しています。
その中でも、導入スピードが早いことやコストが削減できること、インターネット環境さえあればあらゆる場所からアクセスできることは大きな魅力だと理解しておきましょう。
ソフトウェアを導入するときには従来選ばれることが多かったパッケージ版を選択することもできるため、何となくこちらを選びたいと思ってしまう人もいるかもしれません。
1度購入してしまえばずっと使い続けることができること、慣れ親しんでいることを理由にパッケージ版を選ぶ企業もあります。
けれども、これからの時代で勝ち残ることができる企業を目指したいのであれば、SaaSの利用に切り替えることがおすすめです。
業務効率を改善できる
SaaSを選択した企業は業務効率を着実に改善していくことができるでしょう。
パッケージ版のソフトウェアでは不便だと感じられていた問題が解消できる可能性が高く、利便性がアップすることで多くの社員にとって利用しやすいソフトウェアを手に入れることができます。
インターネットに接続することができれば利用者の位置は問わないので、会社にいても会社にいなくても必要な作業をこなせるようになります。
パッケージ版のデメリット
パッケージ版は1回購入すれば長期的に利用できることが利点だと思っている人が多いですが、こちらを選ぶと機能を追加したり、柔軟にアップデートを行ったりすることができません。
SaaSはベンダーによって定期的にアップデートされているものが多いですし、利用する上で必要な機能が増えたときにはオプション料金を支払うことで追加できることが多いです。
パッケージ版を購入しても、想像していたよりも早く新しいバージョンを再購入することになったり、不足した機能を補うために別の製品を買うことになったりするケースもあります。
SaaSは長期的に利用しても必要な機能が取り入れられない、最新の情報ではなくて使いづらいという問題が起きづらいです。
ソフトウェアの中には法律などに基づいたプログラムが組み込まれていることもあります。
会計ソフトや貿易管理ソフトを始めとするあらゆるソフトウェアで法律が組み込まれていますが、アップデートされないものであれば古い内容のまま使い続けることは危険です。
大きなミスを招きかねないので、やはり新しい製品の購入が必要となり、新たな製品をインストールする手間もお金もかかってしまうと理解しておきましょう。
SaaSを選ぶメリット
SaaSを選べば場所に関係なく利用することができますし、長く利用してもいつでも最新のバージョンを利用することができます。
非常に優れた内容となっているので、取り入れることが難しそうだと感じられやすいですが、実際には最も手軽に導入できるソフトウェアです。
パッケージ版のように手元に届くまで待ったり長い時間をかけてインストールを行ったりする必要がないですし、自社開発や自社構築のように何か月も開発期間が必要となることがありません。
即日導入できるケースもかなり多く、行動を起こしたらすぐにソフトウェアの利用環境が手に入る点が魅力的です。
最新技術やIT活用に疎くても大丈夫！
最新技術やIT活用に疎い人であれば、SaaSのスムーズな導入と安定した運用が難しいと思うかもしれません。
導入の際には送られてきたメールなどからページを開き、ログイン画面でIDやパスワードを入力するだけなので、パソコン操作が苦手でも短時間で導入を完了させることができます。
ログインできるようになっても、サービスを使いこなす自信がないと感じる人もいるはずです。
SaaSはインターネット経由で利用できる比較的新しいサービスなので、従来のソフトウェアよりも使いこなすことが大変そうだと思われやすい傾向があります。
実際のところは、直感的に操作できる仕組みやシステムが取り入れられているケースが多いので、従来のソフトウェアより使い勝手が良いと感じる人も多いです。
導入や運用について
パッケージ版や自社開発したものと比べて、導入や運用が難しいことはありません。
寧ろ、簡単かつスムーズに取り入れたり使ったりすることができます。
新しいものを採用することに及び腰になってしまう企業もありますが、企業のIT活用が推進されている現代ではSaaSは取り入れておくべきものの1つだと言えるでしょう。
どうしても使い方や選定に関して心配がある場合は、サポートを得ることもできます。
SaaSを提供しているベンダーの中には、ただソフトウェアを提供しているだけではなくサポートまで行っているベンダーも多いです。
オンラインから申し込みから導入まで完結させることができますが、必要であれば電話でスタッフに相談を行うことができたり、導入後に定着させるための支援を依頼したりすることもできます。
インターネット上で利用できるソフトウェアと聞くと、自社で全て完結しなければならないと思うかもしれませんが、手厚い支援体制を用意しているベンダーからSaaSを提供してもらうこともできると知っておきましょう。
おわりに
SaaSには多くのメリットがあることは間違いがないと言えます。
まだ取り入れていなかったのであれば、基本的な特徴やメリットについて理解を深めてみましょう。
そうすれば、SaaSの有用性を知ることができるはずです。
ソフトウェアの利用にかかる費用を削減できるにも関わらず、アクセシビリティや使い勝手は良くなるので導入しない手はないと言えます。
SaaSに興味を持った場合や導入を視野に入れることにした場合は、このサービスの魅力が最大限に引き出せるような自社に合ったサービスを探してみると良いです。
多くの魅力があることは間違いないですが、自社にマッチしたものを選ぶことで業務効果を更に高めることができたり、かなりお得なプランを選んだりすることができるようになります。
今は豊富なラインナップからSaaSやプランを選べるようになっているので、幅広く情報を集めて比較してみると良いでしょう。
”基本情報やメリットを理解したうえで自社にフィットする者を探すようにすれば、満足度の高いサービスを見つけられます。”
どのような企業にも多くの恩恵をもたらしてくれるものなので、ソフトウェア導入の際には候補に入れてみてください。
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