名刺管理ツールを営業・マーケティングオートメーションに活用する

月額5万から始められるMAツール

テレアポツールとも連携可能！

クロスセルの可能性が上がる

商談をはじめ、展示会を開催したときや展示会場に訪れた際に入手した名刺の管理はどのように行っているのか、これは会社や担当者ごとに色々なやり方で行っているのではないでしょうか。

展示会に訪れる人は営業スタッフだけでなく、他の部署の場合もあるでしょうし制作や企画などに携わる人もいるわけです。

一般的に名刺と聞くと営業が受け取るものなどのイメージもあるけれども、情報収集の目的で展示会に訪れる機会も多いなどの理由から名刺を入手する人は営業マンだけではありません。

営業は会社の中でもマーケティングに特化している部署ですから、営業マンが受け取ったものを各自が引き出しの中にしまい込んだままになっていたり、商談に至らなかった場合にはゴミ箱には捨ててないけれども特別な整理もせずにそのまま放置されているケースもあるわけです。

しかし、今現在入手した名刺は使うものではないとなっても将来的に仕事に繋がる可能性を持つとても重要な情報源でもあり、現時点では関係がない人もいつどのようなタイミングで仕事での繋がりが起きるのか分かりませんのでしっかり管理をしておくなどが大切です。

普段から、名刺の管理および整理をしていないと問い合わせなどが生じたときに探すのに手間がかかってしまうチャンスを損ねてしまう可能性もあるので注意が必要です。

EXCELを使わず名刺管理ツールを推奨

最近は、色々な便利ツールが登場しているけれどもそのツールの一つに名刺管理ツールと呼ぶものがあります。

名刺管理ツールは
・パソコンにインストールしておいて利用する名刺管理ソフトウェア
・クラウドサーバー上で管理や共有が可能になるタイプ
・営業マンが持ち歩くスマートフォンで操作ができる名刺管理アプリ
なども登場しているのでニーズに合ったものを選択できる便利な時代です。

仮に、データ化だけをするとなったときにはマイクロソフトのEXCELを使って一覧表を作成するなどのやり方もあるでしょう。

しかし、EXCEL上に会社名やメールアドレス、氏名などの情報入力をするのは非常に手間がかかりますし、入力した内容にミスがあるとその情報は生きたものにならなくなる、このようなリスクも存在するわけです。

さらに、EXCELは同時編集ができないので複数の営業マンが情報を入力したり修正するときに不便さを感じてしまう、誰かがファイルを開いている間は作業ができないので、それを待たなければならないなどのストレスが生じることもゼロとはいい切れません。

名刺のスキャンデータやスマートフォンのカメラで撮影した画像ファイルをデータ化可能な名刺管理ツールがあれば、専門業者に依頼するよりもコストがかかりませんし、EXCELでは不可能となる同時編集なども自在にできるようになるため、隙間時間を活用して情報の登録なども実現可能です。

ところで、名刺をデータ化するメリットには、
・誰もが簡単に検索ができる
・社内全体で情報共有と連携を図ることができる
・個人情報の漏洩リスクを軽減できる
・マーケティングオートメーションとの相乗効果への期待ができる
このような4つのメリットがあります。

紙の名刺の場合は、それを探すためには1枚ずつ見て目的のものを見つけなければなりません。

10枚や20枚くらいの量なら手作業で探す方法もあるけれども、営業マンともなると毎日のように人と話をして名刺を受け取るなどからもその量は日を追うごとに増えて来ます。

仮に、1日に3人と名刺交換をする営業マンが微所内に10名いればそれだけで30枚の量になるわけですから膨大な数になって来ます。

データ化すると社名や氏名などの文字列検索ができるようになりますし、顧客から電話を受けたスタッフがデータベース上で検索を行って相手の役職などの確認や取引の履歴の有無などを瞬時に調べることも可能にするので、取り次ぎする際にも便利です。

ターゲット企業の担当者が社内の営業マンと面識がある、数年前に別の部署で取引したことがある、このような情報がデータベース内に蓄積されていると営業活動も効率的に行えるようになりますし、顧客情報を別のスタッフに引き継ぎを行うときもデータ化されていれば簡単に引き継ぎができるメリットも出て来ます。

紙媒体の名刺は個人情報などからも、それを紛失してしまうと報告義務が必要になるでしょうし、罰則の対象にもなるなど厳重な管理が求められて来ますし、社員による紛失だけでなく盗難などのリスクも存在します。

名刺管理ツールを導入すると、入力を終えた後はシュレッダーにかければ情報漏洩のリスクがなくなりますし、ツールの機能にアクセス制限があればセキュリティ対策にも効果的です。

特に、高度のセキュリティ対策を検討するときなどはセキュリティマークを取得しているツールを選んでおけば安心に繋がって来ます。

マーケティングオートメーションツールとの連携に期待

データ化することで、検索性が良くなることや社内全体での情報共有および連携ができるようになる、そして情報漏洩のリスクを軽減できるメリットがあるわけですが、もう一つのメリットはマーケティングオートメーションツールとの相乗効果への期待が高まる点が挙げられます。

マーケティングオートメーションツールは、Webマーケティング業務の効率化やマーケティング業務を自動化させて業務の効率化や生産性の向上に役立てることができる便利なツールで、個人を特定してそれぞれに適切なマーケティングアプローチを行って商材などに対しての興味関心や購買意欲を訴求できるメリットを持つツールの総称です。

名刺情報の共有や整理が簡単にできるだけでなく、ビジネスチャンスに繋げることができるのが名刺管理ツールの魅力でもあり、名刺のデータ化がリード顧客の発掘および既存顧客の売り上げ向上にも可能にしてくれます。

クロスセルの可能性が上がることもメリットの一つになるのですが、クロスセルはお客さんが購入しようと考えている商品と別の商品を提案して購入検討をして貰うことや、お客さんが購入したいと思っている商品とセットで使うことができる商品の購入を促進させるなどの意味を持つ言葉です。

複数の商品もしくはサービスを提供している会社などでは、全ての製品の営業担当レベルでターゲットリストが共有できていればクロスセルの機会を営業同士で把握ができるようになる、1つの顧客からの売り上げ増への期待も高まります。

定期的なアプローチで見込み顧客をの購買意欲を育成する

営業をかけているけれども手ごたえが今一つ、お客さんに会って契約して貰えない状況が続いている、このような悩みを持つ企業も多いのではないでしょうか。

原因は色々なものがあるけれども、ナーチャリングの視点が不足していることが要因している可能性もある、ナーチャリングは顧客育成などの意味を持つ言葉でお客さんの購入したい気持ちを育成して営業の成約率を向上させるためのポイントをしっかり押さえておくことが大切です。

顧客の購買行動の変化と中長期的なアプローチ

ナーチャリングは、マーケティング用語の一つになるのですが主に顧客を育成するなどの意味で使用されることが多い言葉です。

具体的には、お客さんに対して定期的なアプローチを繰り返して商品もしくはサービスに対する興味や関心を高めて貰って購買意欲を喚起するための施策です。

ナーチャリングには、潜在顧客に対するものと既存顧客に対するもの、2つがあります。

潜在顧客に対するナーチャリングの場合は、展示会やセミナー、ウェブ広告などで獲得した見込み客（リード）に対して適切なシーンでアプローチを行って潜在顧客から既存顧客にするための施策を行います。

BtoBのときには、マーケティング担当者がナーチャリングを担って興味が高まって購入してみたいと感じさせた段階で営業担当者が顧客と商談するのが一般的な流れです。

既存顧客に対してのナーチャリングの場合は、既に自社製品の購入やサービスの利用者になるので、引き続きメールマガジンやダイレクトメールなどを使ってアプローチを行う、リピーター化を狙うなどの流れです。

同じような商品やサービスを売る場合も新規顧客と比べても既存顧客の方が手間およびコストがかかりませんので、既存顧客に対してのナーチャリングは重要な施策といっても過言ではありません。

ナーチャリングがマーケティングの施策として重要であると考えられる背景には、顧客の購買行動の変化と中長期的なアプローチが必要、この２つが挙げられます。

顧客の購買行動の変化は、インターネットが普及したことで顧客は興味や関心を持つ商品やサービスなど自ら情報を集めることが容易にできるようになった、従来ならばお店まで足を運んで商品を比較しながら購入するのが一般的な買い物スタイルになっていたけれども、インターネット経由で実物を目にすることなく購入できるケースも多くなっています。

これはBtoCだけでなく、BtoBの場合も同じで従来ならば営業担当者からの説明を受け商品やサービスの知識を得るのが従来型、インターネットの普及で営業担当者が顧客先に訪問するときには既にインターネットで情報を集めているため、いくつかの選択肢の中から比較を行うなどの段階まで入っているケースが多いわけです。

このような購買行動の変化から従来の営業担当者が積極的に売り込みを行うプッシュ型のアプローチよりも、顧客側が自ら情報収集を行うことができるアプローチスタイルが主流になりつつあります。

ナーチャリングの有効な施策６つをご紹介

顧客側が自らインターネット経由で情報収集ができるようになり、購買プロセスが中期化していることもナーチャリングが重要になる理由の一つといえます。

ネットで情報を集めることが当たり前になっている現代において、顧客側は時間をかけながら納得できる商品もしくはサービスを比較することができるため、興味関心の度合いマッチするアプローチが求められます。

仮に、リード客を獲得したといっても直ぐに営業担当者が訪問を行っても購入検討段階に至っていなければ商談の効果は見込めません。

そのため、購入段階に入るまでの間は中長期的にナーチャリングを行って顧客側にとって最適なタイミングで商談に持ち込むことが成約率をアップさせるポイントに繋がって来ます。

顧客の興味関心を育成するナーチャリングの有効な施策には何があるのか、これを知っておくことはとても大切なものになって来るわけですが、有効な施策には
・メールマガジン
・ホワイトペーパー
・ウェブコンテンツ
・SNS
・リターゲティング広告
・オンライン展示会
などの６つの方法があります。

メールマガジン

メールマガジンを利用したマーケティングはナーチャリングの中でも代表的な施策、開封率およびクリック率などデータ化して顧客の興味関心の度合いを計測することができる、定期的にアプローチを続ける必要を持つナーチャリングとの相性も抜群です。

他の施策と比較すると、実施の手間が少ないことや少ないリソースでも行えるなどのメリットがあるのもメールマガジンを利用したマーケティング手法です。

ホワイトペーパー

顧客の課題解決のための参考情報を提供すると同時に、その解決に自社ソリューションが貢献すること記した報告書をホワイトペーパーといいます。

ホワイトペーパーは見込み客に対して役立つ情報を提供するもので、自社の商品やサービスに関する情報を盛り込みやすくしてくれる、情報が役に立つものであることを認識して貰えれば信頼獲得にも効果的です。

ウェブコンテンツ

ウェブコンテンツは、企業ブログやオウンドメディアなどのコンテンツを制作しておくことでナーチャリングの実施に役立ちます。

特に、良質なコンテンツを作成することは自社のせ専門性の高さおよび信頼性のアピールにも良い効果を期待できるので、自社商品やサービスのファン層を広げるときにも有利な手法です。

SNS

SNSはインフルエンサーからの広がりを期待できるツールとして注目を集めているわけですが、SNSはリード客の獲得を増やしたいときに便利なツールです。

Twitter・Instagram・Facebook・LINEなど、投稿をシェアして貰うことで拡散力への期待が高まりますしリード顧客の獲得にも繋がる、一度フォローして貰うと顧客には自動的に情報が流れるなどのメリットもSNSに存在します。

リターゲティング広告

リターゲティング広告は、休眠顧客や既存顧客のニーズを掘り起こす際に有効な手法であり、過去に自社サイトに訪問してくれたユーザーに対して自社広告を表示させる、これにより再購入に繋がる可能性を高めます。

これは、潜在顧客を最初からナーチャリングするのとは異なりコストや手間を抑えて売り上げに繋げることができるメリットがある施策です。

オンライン展示会

オンライン展示会は、コロナ渦の影響で通常の展示会やセミナーなどをオンラインに切り替えたもの、オフライン開催と比べると顧客情報を収集しやすいメリットを持ちます。

マーケティングオートメーションを使えば見込み顧客リストを最大限活用できる

名刺管理ツールを利用して顧客リストの管理ができるけれども、名刺管理ツールはマーケティングオートメーションツールのような名刺の情報を活かした形でマーケティングを展開するなどの機能はありません。

企業は既存顧客だけでなく、新規顧客の獲得が非常に重要なものになるわけですが、BtoBマーケティングの場合は対象顧客が限定されているので過去に接触した見込み客に対して再アプローチをかけることが必須になって来ます。

この場合有効になるのが、マーケティングオートメーションツールを活用したアクセス解析やアプローチ履歴などの過去情報の活用によるアプローチです。

マーケティングオートメーションが注目される理由

マーケティングオートメーションは略してMA、新規顧客の獲得や見込み客の育成などを含めたマーケティング施策をサポートしてくれるツールです。

マーケティングオートメーションの市場規模は年々高まっていて、2019年頃の予測では2025年には640億円に到達するのではないかといわれていました。

このような予測からも、各企業は導入を検討するケースも多くなっていてマーケティングオートメーションツールと他のツールを並行して利用できる、相互利用ができる環境が整っているようです。

これは、従来から利用しているマーケティングの中で活用している様々なツールと同期や共有化などを図れるのか否かといった課題を網羅できるツールであること、これにより過去の蓄積されているデータを活用しながらマーケティングの強化を可能にしてくれるなどの意味を持つものです。

マーケティングオートメーションが普及した背景には、インターネットの普及で顧客側の購入プロセスが変化したことや法人営業の手法そのものを変化させる必要性が生じたことなどが挙げられますが、後者の法人営業の手法を変化させる必要性とは何を意味するものであるのか解説することにしましょう。

バブル崩壊の経済的な打撃は一つのきっかけであり、日本の中のBtoB企業は従来の売り上げ拡大による業績拡大からコスト削減での利益率確保へと経営の舵取りが大きく変化しました。

これに加えて、国内市場の縮小および生産拠点の海外移転など、従来の体制のままで生産性を向上させて売り上げの拡大を図ることが困難になって来たわけです。

このような状況下では、無駄なものを購入することは極力避けなければならないわけですから購買プロセスは必然的に厳しいものになり、稟議書のサインが増えることもあるでしょうし、相見積もりが徹底化されるなど購買部門によるコスト削減要求はさらに強くなります。

購買する側はインターネットで情報を収入できるため、自社の検討状況を商品やサービスの提供側に対して明らかにする必要もなくなる、営業担当者は顧客の購買可能性を見極めることが困難になって来ます。

従来ならば、決済を行う役職者などと何度も面談を行うなどして人間関係を構築しながら現場のサインで発注書をその場で受け取ることができた手法も生産性が悪くなりがちですし、提案書や見積書などは正確にかつ丁寧に作成して値引きの要求にもこたえる、購買部門の審査の経由や社印の捺印など発注の可能性が不明確な見込み客には以前よりも長期的に対峙しなければならなくなります。

このようなプロセスは、企業側にとって顧客と接しながら個別に交渉をしなければならないデメリットもありますし、営業担当者が対応しなければならない状況が大半を占めることになります。

これは簡単にいうと今まで以上の工数がかかるような営業をしなければならないなどの意味になるわけですから、新規顧客のアプローチよりも既存顧客へのアプローチの方が断然手間やコストを押さえてセールスができることになって来ます。

しかし、既存顧客だけでは売り上げの拡大を見込むことができない、このような背景から新規顧客の体系的および効率的に行うためのマーケティング活動といった意味でマーケティングオートメーションへの注目が集まった、このような背景が存在します。

何がオートメーション化されるのか？

では、マーケティングオートメーションではどのような作業が自動化できるのだろうか、これからマーケティングの勉強をする人やシステムの導入を検討している企業担当者にとって気になる部分といえましょう。

例えば、見込み顧客リストの一元管理などが可能になるのですが、一般的にBtoB企業の場合は色々な手法で見込み顧客の獲得を行っているけれど、その手法には展示会への出展や広告の出稿、セミナーの開催やSEO対策、コンテンツマーケティングや外部のリード顧客獲得メディアへの掲載などがあります。

見込み顧客リストの一元管理の手法だけでも6つのやり方があるわけですが、これらの方法で見込み顧客のリストを取得することは可能です。

しかし、取得形式はそれぞれ異なることやデータの形で取り込むとなってもマーケティングオートメーションを使わなければ全て人の手で入力や管理が必要になって来ます。

さらに、自社サービスもしくは商品に対する購入頻度などは顧客により異なるわけですから、人の手で顧客の属性を細分化させることは困難な作業です。

その点、マーケティングオートメーションは
・見込み顧客リストを自動的に一元管理ができる
・獲得した方法や見込み顧客ごとの商品もしくはサービスの検討度合い
・従来のコミュニケーション履歴など管理ができること
・重複データの形で登録が行われないので効率的に管理ができる
などの機能があります。

購入度合いにマッチした形でスコアリングや、行動による分類などもマーケティングオートメーションを使えば簡単にできるようになるので非常に高い効果を発揮できることが分かります。

なお、マーケティングオートメーションは、
・業務効率の向上やコストの再確認および最適化
・生産性の工場などの課題への解決が可能
・非効率となるような業務や広告の効果などを見直せる
・従来人手に頼っていた作業を自動化できる
などのメリットもあります。

一元管理を行っている見込み顧客リストに対し一斉メール配信もできるため、メールを使った見込み顧客との継続的なコミュニケーションを図れます。

マーケティングオートメーションには多くの機能がありしっかりと使えば見込み顧客リストを最大限活用でき、マーケティング領域の多くの業務を自動化する事ができるので、是非導入してみてはいかがでしょうか？

月額5万から始められるMAツール

テレアポツールとも連携可能！

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